Nombramiento del primer auditor en empresas indias

La incorporación de una empresa en India bajo la Ley de Sociedades de 2013 implica una serie de tareas cruciales que deben completarse dentro de los primeros treinta días. Una de las más importantes es el nombramiento del primer auditor de la empresa, un paso fundamental para el buen funcionamiento y la transparencia de la entidad.

Procedimiento para el Nombramiento del Primer Auditor

El proceso de nombramiento del primer auditor de una empresa en India se rige por la Ley de Sociedades de 2013 y sus reglamentos asociados. Estos son los pasos clave:

Paso 1: Contacto con el Auditor y Obtención de Documentos

El primer paso es contactar con un auditor cualificado y solicitar dos documentos fundamentales:

• Carta de Elegibilidad: Esta carta certifica que el auditor cumple con los requisitos establecidos por la Ley de Sociedades para actuar como auditor de la empresa.
• Carta de Consentimiento: Esta carta confirma la disposición del auditor a aceptar el nombramiento como auditor de la empresa.

Es importante que estos documentos se redacten de acuerdo con los formatos establecidos por la Ley de Sociedades.

Paso 2: Reunión de la Junta Directiva para el Nombramiento

Una vez que se ha contactado con el auditor y se han recibido las cartas de elegibilidad y consentimiento, la Junta Directiva de la empresa debe celebrar una reunión formal para discutir y aprobar el nombramiento del auditor.

En esta reunión, se debe aprobar una Resolución de la Junta Directiva que formalice el nombramiento del auditor. Esta resolución debe incluir la información del auditor, su número de registro, la duración del nombramiento y la remuneración que se le pagará.

Paso 3: Entrega de la Carta de Nombramiento y Presentación del ADT-1

Una vez que la Junta Directiva ha aprobado la resolución de nombramiento, se debe entregar al auditor una carta formal que confirme su nombramiento como auditor de la empresa.

Aunque no es obligatorio, se recomienda que la empresa presente el Formulario ADT-1 (Nombramiento del Auditor) ante el Registrador de Sociedades (ROC) dentro de los 15 días posteriores al nombramiento del auditor. Esto se considera una buena práctica de gobierno corporativo.

Plazos Importantes para el Nombramiento del Primer Auditor

Es crucial cumplir con los plazos establecidos por la Ley de Sociedades para el nombramiento del primer auditor. Estos son los plazos clave:

• 30 días: La Junta Directiva de la empresa tiene 30 días desde la fecha de registro de la empresa para nombrar al primer auditor.
• 90 días: Si la Junta Directiva no nombra al auditor dentro de los 30 días, debe informar a los miembros de la empresa. Los miembros de la empresa tienen entonces 90 días para nombrar al auditor en una reunión general extraordinaria.

Requisitos de Cumplimiento Posterior al Nombramiento

Una vez que se ha nombrado al primer auditor, la empresa debe cumplir con ciertos requisitos adicionales para asegurar el cumplimiento de las regulaciones:

• Presentación del ADT-1: Como se mencionó anteriormente, la empresa debe presentar el ADT-1 al ROC dentro de los 15 días posteriores al nombramiento del auditor.
• Mantenimiento de Registros: La empresa debe mantener registros precisos de las actividades del auditor, incluyendo la comunicación con el auditor, las reuniones con el auditor y cualquier pago realizado al auditor.

Marco Regulatorio para la Comprensión del Procedimiento

La Ley de Sociedades de 2013, específicamente la Sección 139 (6), establece las pautas para el nombramiento del primer auditor de una empresa. Esta sección estipula que el primer auditor debe ser nombrado por la Junta Directiva dentro de los 30 días posteriores al registro de la empresa. Si la Junta Directiva no lo hace, la responsabilidad recae en los miembros de la empresa, quienes deben nombrar al auditor en una reunión general extraordinaria dentro de los 90 días.

Formatos de Documentos Relevantes

Estos son ejemplos de formatos para los documentos importantes relacionados con el nombramiento del primer auditor:

Anexo A: Formato de Resolución de la Junta Directiva

“RESUELTO QUE, de conformidad con la Sección 139(6) y otras disposiciones aplicables, si las hubiere, de la Ley de Sociedades de 2013, enmendada de vez en cuando, o cualquier otra ley vigente (incluida cualquier modificación o enmienda estatutaria o promulgación de la misma vigente en la actualidad), la firma M/s. _________, Contadores Públicos Autorizados (Número de Registro de la Firma: ___________), queda designada y se designa por la presente como el primer Auditor Estatutario de la Compañía para ocupar el cargo hasta la conclusión de la primera Reunión General Anual, con una remuneración más los gastos de bolsillo que pueda decidir el Presidente en consulta con los Auditores.RESUELTO ADEMÁS QUE cualquier director de la Compañía quede autorizado y se autoriza por la presente a realizar todos los actos, hechos, asuntos y cosas que puedan ser necesarios, adecuados, convenientes o incidentales para dar efecto a esta resolución y para presentar los formularios electrónicos necesarios al Registrador de Sociedades.”

Anexo B: Formato de Carta de Consentimiento y Elegibilidad

(En el membrete de la firma de CPA)

De conformidad con los requisitos de la Sección 139 (1) de la Ley de Sociedades de 2013 ( la ley ), en relación con la Regla 4 de las Reglas de Sociedades (Auditoría y Auditores) de 2014, certificamos que:

Somos elegibles para ser designados nuevamente como auditores de la Compañía en virtud de la Sección 139 de la Ley de Sociedades de 2013 ( la ley ) y cumplimos con los criterios de nombramiento especificados en la Sección 141 de la Ley. No estamos descalificados para ser designados/redesignados como auditores en virtud de la Ley o la Ley de Contadores Públicos Autorizados de 1949 y las reglas o regulaciones establecidas en virtud de la misma. El plazo propuesto de nombramiento/redesignamiento estará en cumplimiento con la Sección 139(2) de la Ley. Si somos designados/redesignados, dicho nombramiento estará dentro de los límites establecidos por o en virtud de la autoridad. A la fecha de esta carta, no hay ningún procedimiento pendiente contra la firma o cualquier socio de la firma con respecto a asuntos profesionales de conducta en virtud de la Ley de Contadores Públicos Autorizados de 1949 y las reglas y regulaciones establecidas en virtud de la misma o ante cualquier autoridad competente o cualquier Tribunal.

Además, deseamos llamar su atención sobre el reciente anuncio del Instituto de Contadores Públicos Autorizados de la India (ICAI) con respecto a la necesidad de incluir el número de registro de la firma proporcionado por el ICAI en la resolución para el nombramiento/redesignamiento de auditores en virtud de la Ley. Tenga la seguridad de que nuestro Número de Registro de la Firma, que es ..............., se indica adecuadamente en la resolución para nuestro nombramiento en la Reunión General Anual.

Consultas Habituales

¿Es obligatorio el ADT-1 para el primer auditor?

No, el ADT-1 no es obligatorio para el nombramiento del primer auditor. Sin embargo, se recomienda que la empresa presente el ADT-1 como una buena práctica de gobierno corporativo.

¿Cuál es el plazo para nombrar al primer auditor de la empresa?

La Junta Directiva tiene 30 días desde la fecha de registro de la empresa para nombrar al primer auditor. Si no lo hace, los miembros de la empresa tienen 90 días para nombrar al auditor en una reunión general extraordinaria.

¿Qué sucede si la Junta Directiva no nombra al primer auditor?

Si la Junta Directiva no nombra al primer auditor dentro de los 30 días, debe informar a los miembros de la empresa. Los miembros de la empresa tienen entonces 90 días para nombrar al auditor en una reunión general extraordinaria.

¿Quién es responsable de presentar el ADT-1?

La empresa es responsable de presentar el ADT-1 al ROC.

¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento después del nombramiento del primer auditor?

Después del nombramiento, la empresa debe presentar el ADT-1 al ROC y mantener registros precisos de las actividades del auditor.

El nombramiento del primer auditor es un paso crucial para cualquier empresa recién incorporada en India. El cumplimiento de los requisitos legales y las mejores prácticas de gobierno corporativo es esencial para garantizar la transparencia y la responsabilidad financiera de la empresa.

Este artículo ha proporcionado una información sobre el procedimiento de nombramiento del primer auditor, los plazos importantes, los requisitos de cumplimiento posterior y los formatos de documentos relevantes. Es importante que las empresas consulten con profesionales legales y financieros calificados para garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones.