Control de gestión digital: claves para el éxito empresarial

En el panorama empresarial actual, marcado por la transformación digital, los sistemas de control de gestión han evolucionado de manera significativa. La accesibilidad a grandes volúmenes de datos, con la variedad, calidad y oportunidad necesarias, ha revolucionado la toma de decisiones en las empresas. Los directivos que comprenden las posibilidades que ofrece esta disrupción tecnológica pueden mejorar la competitividad de sus negocios y mantener su liderazgo.

La Importancia del Control de Gestión en la Era Digital

Hablar de control de gestión sin considerar el impacto de la transformación digital carece de sentido en la actualidad. La tecnología ha optimizado los procedimientos y herramientas para acceder, gestionar y convertir los datos en conocimiento, impactando en todas las áreas de la empresa. La calidad y cantidad de datos disponibles han permitido incorporar nuevos indicadores e información que antes eran inimaginables.

Desde finanzas hasta recursos humanos, pasando por producción y marketing, la digitalización ha transformado la forma en que los directivos acceden a la información, toman decisiones y aportan valor al negocio. Las empresas deben adaptar sus sistemas de control de gestión a la era digital para aprovechar al máximo las ventajas que ofrece.

¿Qué es un Sistema de Control de Gestión?

Los sistemas de control de gestión son mecanismos que los directivos y empleados utilizan para facilitar la consecución de los objetivos de la organización. Estos sistemas influyen en el comportamiento y desempeño de las personas dentro de la empresa, permitiendo determinar cómo se implementa y controla la estrategia.

Las herramientas más comunes dentro de los sistemas de control de gestión incluyen:

• Presupuestos
• Cuadros de mando
• Reuniones periódicas de equipos

La base fundamental de estos sistemas son los datos. La abundancia de datos en la actualidad requiere una gestión adecuada para transformarlos en conocimiento de negocio útil.

¿Para qué Tipo de Empresas son Útiles los Sistemas de Control de Gestión?

A pesar de que se perciben como sistemas complejos y exclusivos de grandes empresas, la realidad es que cualquier proyecto empresarial, independientemente de su tamaño, debe contar con procedimientos y rutinas que le permitan:

• Implementar estrategias definidas por la dirección.
• Tomar las mejores decisiones para alcanzar los objetivos planteados.
• Medir y controlar el grado de cumplimiento de los objetivos.

La tecnología actual ofrece sistemas de control de gestión para todo tipo de presupuestos y necesidades. Incluso los proyectos emprendedores deben integrar una herramienta de este tipo y comprender la importancia del análisis de datos para tomar mejores decisiones desde el inicio.

Tipos de Usos de los Sistemas de Control de Gestión

Las empresas y directivos adoptan diferentes estilos o usos de los sistemas de control de gestión. Una misma herramienta, utilizada de forma diversa, puede tener efectos completamente distintos para la empresa.

Según Simons (2000), se pueden distinguir cuatro tipos de usos de los sistemas de control de gestión, según el énfasis que se coloque en distintos aspectos:

Sistemas de Creencias

Se centran en reforzar el conocimiento sobre los valores de la organización, canalizando la comunicación de manera formal desde la dirección para motivar, inspirar y orientar el comportamiento.

Sistemas de Límites

Se enfocan en establecer y comunicar lo aceptable y lo rechazable para la empresa, incluyendo normas y procedimientos.

Sistemas Diagnósticos

Utilizan estándares preestablecidos, basados en presupuestos, para analizar las desviaciones y tomar acciones correctoras.

Sistemas Interactivos

Fomentan la participación activa y el aprendizaje de los equipos mediante reuniones periódicas u otros medios de interacción que estimulan la generación de nuevas ideas y la creatividad.

Estos cuatro tipos de usos no son independientes (Otley, 1999). La experiencia sugiere que son complementarios y que su interacción ayuda a la empresa a encontrar el equilibrio entre la perspectiva a corto y largo plazo, o entre el cumplimiento de objetivos predecibles y la detección de nuevas oportunidades.

Tecnologías que han Revolucionado los Sistemas de Control de Gestión

Diversas tecnologías han participado en la transformación digital y han revolucionado la forma en que se implementan los sistemas de control de gestión.

Business Intelligence (B.I.)

Permite que los usuarios de negocio (no técnicos) adapten e incluso diseñen los informes que necesitan de manera más autónoma, bajo una política de datos controlada.

Analytics

Facilita la inclusión de información predictiva en los cuadros de mando, lo que permite a los directivos anticiparse a escenarios futuros, aprovechar nuevas oportunidades o evitar riesgos potenciales.

Big Data

Ofrece la posibilidad de gestionar e integrar una gran cantidad de datos, provenientes de fuentes diversas, enriqueciendo las tipologías disponibles para la toma de decisiones.

Inteligencia Artificial

Permite localizar patrones de conducta nuevos en los datos, indetectables para el ser humano, que pueden aportar valor al negocio.

NLP (Natural Language Processing)

Revoluciona la forma de interactuar con el sistema para profundizar en los datos disponibles, mediante el lenguaje humano.

La Gestión del Fondo y la Forma

Las tecnologías mencionadas han hecho posible que diferentes usuarios de la empresa accedan a la información específica que necesitan, adaptada al formato que mejor entienden. La personalización permite a los sistemas de control de gestión transmitir eficientemente objetivos y métricas.

Estos sistemas garantizan que los datos relevantes llegan en el momento y formato adecuado a los receptores, desde mandos intermedios hasta operarios, asegurando que el fondo (el conocimiento detrás de los datos) sea comprensible y útil.

Mejorar la comunicación ayuda a transformar datos en conocimiento y permite que usuarios de diferentes perfiles participen y aporten ideas enriquecedoras a los procesos de negocio, creando valor para la empresa.

Para aprovechar al máximo el potencial de los nuevos sistemas de control de gestión, es necesario contar con perfiles que comprendan tanto el lenguaje de los datos como el de los negocios. Se necesitan perfiles híbridos que den sentido empresarial al gran volumen de información disponible y coordinen las decisiones y acciones con la estrategia de la empresa.

Conciencia Digital en el Área de Control de Gestión

La evolución de la tecnología ha agilizado y optimizado la captura de datos y la comunicación del conocimiento en las organizaciones. Los sistemas de control de gestión han sabido adaptarse para manejar mayores cantidades de datos y extraer información valiosa para la toma de decisiones clave.

Esta integración entre tecnología y negocio ha generado la necesidad de que los usuarios expertos en negocio desarrollen nuevas habilidades digitales para manejar el gran volumen de información que fluye a través de sistemas de control de gestión cada vez más sofisticados.

Los Controllers, expertos en control de gestión, han mantenido su posición y participación en los procesos de decisión clave gracias a su evolución hacia un perfil híbrido, combinando la ciencia de los datos y los negocios, con una verdadera conciencia digital.

Otros puestos directivos y mandos intermedios también necesitan actualizar sus habilidades y desarrollar esa misma conciencia digital para mantener el liderazgo en el descubrimiento de oportunidades y retos, esenciales para consolidar la ventaja competitiva de la empresa en la era de la transformación digital.

Sobre los Sistemas de Control de Gestión

¿Qué es un sistema de control de gestión?

Un sistema de control de gestión es un conjunto de herramientas y procesos que las empresas utilizan para evaluar su desempeño, tomar decisiones estratégicas y alcanzar sus objetivos. Estos sistemas se basan en la recopilación, análisis e interpretación de datos para identificar áreas de mejora y optimizar las operaciones.

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de control de gestión?

Los beneficios de un sistema de control de gestión son numerosos, incluyendo:

• Mejora en la toma de decisiones: Al proporcionar información precisa y oportuna, los sistemas de control de gestión ayudan a los directivos a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
• Aumento de la eficiencia: La identificación de áreas de mejora permite optimizar los procesos y recursos, lo que lleva a una mayor eficiencia y productividad.
• Control de riesgos: Los sistemas de control de gestión ayudan a identificar y mitigar los riesgos potenciales, mejorando la gestión de la empresa.
• Mejora en la comunicación: Facilitan la comunicación interna, asegurando que todos los miembros de la organización estén alineados con los objetivos y estrategias.
• Aumento de la responsabilidad: El seguimiento del desempeño y la evaluación de los resultados fomentan la responsabilidad y la rendición de cuentas.

¿Cómo se implementa un sistema de control de gestión?

La implementación de un sistema de control de gestión requiere de un proceso bien definido que incluye:

• Definición de objetivos: Determinar los objetivos estratégicos de la empresa.
• Identificación de indicadores clave de desempeño (KPI): Seleccionar las métricas que se utilizarán para medir el progreso hacia los objetivos.
• Recopilación de datos: Implementar sistemas para recopilar datos relevantes de diferentes fuentes.
• Análisis de datos: Utilizar herramientas y técnicas para analizar los datos y obtener información útil.
• Elaboración de informes: Presentar los resultados del análisis de forma clara y concisa.
• Toma de decisiones: Implementar acciones correctivas o estratégicas basadas en los resultados obtenidos.
• Monitoreo y evaluación: Evaluar continuamente el desempeño del sistema y realizar ajustes según sea necesario.

¿Qué herramientas se utilizan en los sistemas de control de gestión?

Las herramientas utilizadas en los sistemas de control de gestión son diversas y se adaptan a las necesidades de cada empresa. Algunas de las más comunes incluyen:

• Software de gestión empresarial (ERP): Integra diferentes áreas de la empresa, como finanzas, recursos humanos, producción y ventas.
• Herramientas de Business Intelligence (BI): Permiten analizar grandes volúmenes de datos y generar informes personalizados.
• Software de gestión de proyectos: Facilita la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos.
• Herramientas de análisis de datos: Permiten realizar análisis estadísticos y predictivos.
• Cuadros de mando (Dashboards): Visualizan los indicadores clave de desempeño de forma clara y concisa.

¿Qué es un Controller y cuál es su rol en un sistema de control de gestión?

Un Controller es un profesional que se encarga de la gestión financiera y del control de gestión dentro de una empresa. Su rol es crucial en la implementación y funcionamiento de los sistemas de control de gestión. Las funciones principales de un Controller incluyen:

• Planificación financiera: Elaborar presupuestos y planes financieros.
• Análisis financiero: Analizar los estados financieros y evaluar el desempeño de la empresa.
• Control de costos: Supervisar los gastos y optimizar los procesos para reducir costos.
• Gestión de riesgos: Identificar y mitigar los riesgos financieros.
• Control de gestión: Implementar y gestionar los sistemas de control de gestión.
• Asesoramiento estratégico: Brindar información y análisis a los directivos para la toma de decisiones estratégicas.

¿Cómo se puede mejorar la eficacia de un sistema de control de gestión?

Para mejorar la eficacia de un sistema de control de gestión, es importante:

• Alinear los objetivos con la estrategia de la empresa: Asegurar que los objetivos y KPI del sistema de control de gestión estén alineados con la estrategia general de la empresa.
• Utilizar datos precisos y relevantes: Garantizar la calidad y la precisión de los datos utilizados en el sistema.
• Fomentar la participación de todos los empleados: Involucrar a los empleados en el proceso de control de gestión para obtener información valiosa y mejorar la comunicación interna.
• Adaptar el sistema a las necesidades de la empresa: Ajustar el sistema de control de gestión a las características específicas de la empresa y a su entorno.
• Evaluar y mejorar continuamente el sistema: Realizar evaluaciones periódicas del sistema de control de gestión para identificar áreas de mejora y optimizar su funcionamiento.

En la era digital, los sistemas de control de gestión juegan un papel fundamental en el éxito de las empresas. La capacidad de analizar grandes cantidades de datos, identificar tendencias y tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa es crucial para la competitividad y el crecimiento. Las empresas que adopten una visión estratégica del control de gestión, integrándolo con las tecnologías emergentes, estarán mejor posicionadas para afrontar los desafíos del futuro.

Los sistemas de control de gestión no solo son herramientas para la gestión financiera, sino que se han convertido en un elemento esencial para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización. La conciencia digital y la capacidad de integrar datos con la estrategia empresarial son factores clave para que las empresas aprovechen al máximo el potencial de estos sistemas.