Auditoría srl: primer año, claves y beneficios

La decisión de realizar una auditoría financiera por primera vez es un paso significativo para cualquier SRL. Este proceso, aunque puede parecer intimidante, es una inversión crucial que abre las puertas a una mejor gestión financiera, acceso a líneas de crédito más favorables, nuevas relaciones con proveedores y una serie de otras oportunidades. Sin embargo, para que la experiencia sea fluida y provechosa, es esencial comprender qué implica una auditoría, qué se espera y cómo prepararse para obtener el máximo beneficio.

¿Qué es una Auditoría del Primer Año?

En términos simples, una auditoría de estados financieros es una revisión exhaustiva y evaluación de los estados financieros de una organización con el objetivo de determinar si estos reflejan de manera justa y precisa la situación financiera de la empresa. Es el nivel más alto de seguridad que una firma puede brindar, lo que implica que los auditores deben realizar una investigación profunda para obtener la evidencia necesaria y corroborar la información. Esto implica realizar preguntas a diversos empleados de la empresa, solicitar documentación de respaldo y llevar a cabo procedimientos de observación para verificar la información.

A diferencia de una revisión de estados financieros, el equipo de auditoría necesita ver la evidencia de respaldo. Las regulaciones para las auditorías no permiten simplemente aceptar la palabra de alguien, por lo que los empleados deben estar preparados para proporcionar toda la documentación solicitada.

Diferencias con las Auditorías Subsecuentes

Las auditorías del primer año incluyen todos los procedimientos estándar necesarios para cualquier auditoría con el fin de comprender la situación financiera de la empresa, pero también incluyen procedimientos adicionales que los auditores deben realizar. Estos procedimientos adicionales incluyen, por ejemplo, la prueba del balance inicial y el corte de la cuenta de resultados, así como la revisión de información financiera o transacciones significativas de hasta un año antes del inicio del período auditado. Por lo tanto, si se está auditando la información financiera de 2021, la empresa debe estar preparada para responder preguntas y proporcionar documentación de respaldo para el año 2020.

Preparación para la Auditoría

Para que el equipo de auditoría pueda realizar su trabajo de manera eficiente, es fundamental que el personal clave de la organización esté disponible para hablar con ellos de manera oportuna. Si bien el CFO o el Contador General pueden ser el punto de contacto principal, los procedimientos de auditoría requieren que el equipo comprenda el negocio general de la empresa, incluyendo sus operaciones, controles internos y estructura empresarial. Esto puede implicar una dedicación significativa de tiempo por parte de los empleados en una variedad de roles y departamentos, incluyendo el equipo de ventas, los gerentes de proyectos y el personal de gestión de inventario.

Fases de una Auditoría

Una auditoría generalmente comienza con una fase de planificación durante la cual el equipo de auditoría comienza a desarrollar su comprensión de la empresa en su conjunto, sus políticas, procedimientos y funcionamiento interno relacionados con la información financiera, y detalles específicos sobre lo que ocurrió en el negocio durante el período auditado. Esta fase requiere una cantidad considerable de tiempo en una auditoría del primer año, pero disminuye significativamente en auditorías posteriores.

Una vez que la planificación está completa, la auditoría pasa a la fase de pre-trabajo de campo. La participación activa de la empresa y su personal es crucial en esta fase. El equipo de auditoría necesita completar una cantidad considerable de pruebas de datos antes de ir a la oficina de la empresa para el trabajo de campo, para que este sea efectivo. Se solicitará la información necesaria para realizar selecciones de muestra para las pruebas, como informes detallados de ingresos, informes de antigüedad de cuentas por pagar, información de avance de capital, así como documentación de respaldo como comprobantes de pago, copias de facturas de proveedores y estados de cuenta bancarios.

Tener en cuenta que esta fase puede requerir que el personal de la empresa dedique una cantidad significativa de tiempo a localizar la información necesaria. La eficiencia general de la auditoría depende de que el equipo de auditoría pueda completar esta fase de la auditoría antes del trabajo de campo. Dado que el equipo de auditoría no puede trabajar sin información, los empleados deben estar preparados y en condiciones de proporcionarla de manera oportuna.

El trabajo de campo es, por supuesto, la siguiente fase. Es cuando el equipo de auditoría se encuentra en las oficinas de la empresa realizando la fase de prueba de la auditoría, incluyendo la aclaración de cualquier pregunta o problema encontrado. Esta fase puede durar de una a tres semanas, dependiendo de la complejidad del negocio. Como se mencionó anteriormente, los miembros clave del personal de la empresa deberán estar presentes y disponibles para responder las preguntas que el equipo de auditoría tenga.

Una vez que se completa el trabajo de campo, la auditoría pasa a la fase final de cierre. Durante este tiempo, el equipo de auditoría revisa el trabajo realizado y luego emite el informe final de auditoría y las cartas de comunicación requeridas.

Consejos para una Auditoría Fluida

La preparación es clave para una auditoría exitosa. Aquí hay algunos consejos para facilitar el proceso:

• Documente las políticas y procedimientos: Prepare la documentación de las políticas, como el reconocimiento de ingresos, las políticas de capitalización de activos, los procesos de gestión del tesoro y los controles de información financiera, con anticipación. Si no hay documentación adecuada disponible, el equipo de auditoría debe documentarla por sí mismo, lo que requiere que entrevisten al personal de la empresa y hagan preguntas. Tener la información lista de antemano ahorra tiempo para todos.
• Organice la información: Tenga los documentos de la organización de la empresa, los contratos de ingresos (si corresponde), los contratos de arrendamiento, deuda y capital fácilmente disponibles y accesibles para ahorrar tiempo al auditor y al personal de la empresa.
• Planifique la cobertura de tareas: Planifique con anticipación para garantizar una cobertura adecuada de las tareas regulares mientras se lleva a cabo la auditoría. Considere contratar ayuda externa si el equipo de contabilidad es pequeño, ya que la auditoría necesariamente tomará tiempo de la realización de otras tareas.
• Aproveche la oportunidad: Una auditoría del primer año a menudo genera conversaciones y consideraciones que quizás no se hayan tenido previamente. Esta parte de la auditoría proporciona valor a la empresa al proporcionar una perspectiva externa en el esfuerzo de fortalecer los procesos y procedimientos y ayudar a impulsar la eficiencia.

Sobre la Auditoría del Primer Año

¿Cuánto tiempo dura una auditoría del primer año?

La duración de una auditoría del primer año puede variar dependiendo de la complejidad del negocio y la cantidad de información que se necesita revisar. Generalmente, puede tomar entre dos y cuatro meses, pero en algunos casos puede extenderse más.

¿Cuánto cuesta una auditoría del primer año?

El costo de una auditoría del primer año depende de varios factores, incluyendo el tamaño de la empresa, la complejidad de sus operaciones y el alcance de la auditoría. Es importante obtener cotizaciones de diferentes firmas de auditoría para comparar precios y servicios.

¿Qué tipo de información se necesita para una auditoría del primer año?

Se necesita una gran cantidad de información para una auditoría del primer año, incluyendo:

• Estados financieros
• Políticas y procedimientos contables
• Contratos de ingresos
• Contratos de arrendamiento, deuda y capital
• Documentación de respaldo para transacciones
• Información sobre el control interno

¿Qué pasa si la empresa no tiene toda la información necesaria para la auditoría?

Si la empresa no tiene toda la información necesaria para la auditoría, el equipo de auditoría puede solicitarla o realizar pruebas adicionales para obtener la información necesaria. Es importante colaborar con el equipo de auditoría para proporcionar la información solicitada de manera oportuna.

¿Qué beneficios tiene una auditoría del primer año?

Una auditoría del primer año ofrece varios beneficios, incluyendo:

• Mejora la precisión y confiabilidad de los estados financieros
• Aumenta la confianza de los inversores y acreedores
• Identifica áreas de mejora en los procesos y controles internos
• Ayuda a la empresa a cumplir con las regulaciones y normas contables

La auditoría del primer año es un paso fundamental para cualquier SRL que busca crecer y consolidarse en el mercado. Es un proceso que requiere dedicación y colaboración entre la empresa y el equipo de auditoría, pero los beneficios que se obtienen superan el esfuerzo. Al comprender los detalles de la auditoría, prepararse adecuadamente y colaborar con los auditores, la empresa puede obtener una visión valiosa de su situación financiera y fortalecer su posición en el mercado.