Conservación de informes de auditoría: plazos y obligaciones

La conservación de los informes de auditoría es un tema crucial para garantizar la transparencia y la responsabilidad en el ámbito financiero. En este artículo, exploraremos la normativa que regula el tiempo de conservación de estos documentos, sus implicaciones legales y las medidas que deben tomar los auditores para cumplir con las obligaciones establecidas.

La normativa de conservación de informes de auditoría

La normativa que regula la conservación de los informes de auditoría en España se encuentra principalmente en el Texto Refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas (TRLAC), aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio, y su Reglamento de Desarrollo (RAC), aprobado por el Real Decreto 1517/2011, de 31 de octubre.

El artículo 24 del TRLAC establece la obligación para los auditores de cuentas de conservar y custodiar la documentación referente a cada trabajo de auditoría de cuentas durante un plazo de 5 años a partir de la fecha del informe de auditoría:

“Artículo 2Deber de conservación y custodia. Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe.”

El artículo 58 del RAC desarrolla este artículo, estableciendo:

“Los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas conservarán y custodiarán durante el plazo de cinco años, a contar desde la fecha del informe de auditoría, la documentación referente a cada auditoría de cuentas por ellos realizada, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones que consten en el informe. En caso de existir reclamación, juicio o litigio en relación con el informe de auditoría o en el que la documentación correspondiente a que se refiere este apartado pudiera constituir elemento de prueba, siempre que el auditor de cuentas o sociedad de auditoría tenga conocimiento de tal circunstancia, el plazo se extenderá hasta la resolución o sentencia firme, o finalización del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido cinco años desde la última comunicación o intervención del auditor de cuentas en relación con el conflicto en cuestión. Durante los plazos a que se refiere el párrafo anterior, los auditores de cuentas y las sociedades de auditoría de cuentas serán responsables de adoptar las medidas necesarias para la salvaguarda y conservación de la documentación referente a cada trabajo de auditoría de cuentas. La obligación a que se refiere el apartado anterior también será de aplicación a los auditores de cuentas y sociedades de auditoría que, conforme a lo previsto en el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas y en el presente Reglamento, causen baja en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas. La pérdida o deterioro de la documentación referente a cada auditoría de cuentas, deberá ser comunicada, así como sus razones, en un plazo de diez días, a contar desde el momento de producirse el hecho, al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.”

¿Qué tipo de documentación se debe conservar?

La documentación que deben conservar los auditores incluye:

• Papeles de trabajo : Estos documentos constituyen las pruebas y el soporte de las conclusiones que se reflejan en el informe de auditoría. Son esenciales para demostrar la labor realizada por el auditor y justificar las opiniones emitidas.
• Informes de auditoría : El informe final de auditoría, que contiene las opiniones del auditor sobre los estados financieros auditados, también debe conservarse.
• Correspondencia : Toda la correspondencia relacionada con la auditoría, incluyendo las comunicaciones con el cliente, los reguladores y otros auditores, debe conservarse.
• Documentos de trabajo : Cualquier otro documento utilizado durante la auditoría, como las políticas y procedimientos del cliente, los registros de las pruebas realizadas y las notas del auditor, deben conservarse.

¿Qué sucede si se pierde o deteriora la documentación?

La pérdida o deterioro de la documentación de auditoría es una situación grave que puede tener consecuencias legales para el auditor. Según el artículo 53 del RAC, el auditor debe comunicar al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) la pérdida o deterioro de la documentación, así como las razones que la han producido, en un plazo de diez días desde que se produce el hecho.

La pérdida o deterioro de la documentación puede ser considerada una infracción por parte del auditor, y puede conllevar sanciones según el régimen sancionador establecido en el TRLAC. Sin embargo, si la pérdida o deterioro se produce por causas de fuerza mayor no imputables al auditor, la sanción podría ser menos severa.

Importancia de la conservación de la documentación de auditoría

La conservación de la documentación de auditoría es fundamental por varias razones:

• Prueba de la labor del auditor : Los papeles de trabajo son la evidencia de la labor realizada por el auditor y sirven para justificar las opiniones emitidas en el informe de auditoría.
• Garantía de transparencia : La conservación de la documentación permite que las partes interesadas, como los accionistas, los reguladores y los clientes, puedan verificar la labor del auditor y la calidad de la auditoría realizada.
• Protección legal : La documentación de auditoría puede ser utilizada como evidencia en caso de litigios o reclamaciones contra el auditor.
• Cumplimiento de la normativa : La normativa legal exige la conservación de la documentación de auditoría durante un periodo de tiempo determinado.

Medidas para asegurar la conservación de la documentación

Los auditores deben adoptar medidas para asegurar la conservación de la documentación de auditoría, incluyendo:

• Establecimiento de políticas y procedimientos : Deben establecerse políticas y procedimientos específicos para la gestión, conservación y custodia de la documentación de auditoría.
• Control de acceso : Se debe controlar el acceso a la documentación de auditoría, restringiéndolo a las personas autorizadas.
• Realización de copias de seguridad : Se deben realizar copias de seguridad regulares de la documentación de auditoría, tanto en formato físico como electrónico.
• Almacenamiento seguro : La documentación de auditoría debe almacenarse en un lugar seguro, protegido de daños, robos y desastres naturales.
• Mantenimiento de la documentación : Se debe realizar un mantenimiento periódico de la documentación de auditoría, incluyendo la revisión de su integridad y la actualización de las copias de seguridad.

¿Qué pasa si la empresa auditada destruye la documentación?

Si la empresa auditada destruye la documentación relevante para la auditoría, el auditor debe tomar medidas para documentar la situación y comunicar al ICAC la falta de acceso a la documentación. El auditor también debe considerar la posibilidad de emitir una opinión calificada en el informe de auditoría, indicando que no ha podido obtener evidencia suficiente para emitir una opinión sin salvedades sobre los estados financieros.

Consultas habituales

¿Qué sucede si un auditor deja de ejercer la profesión?

Si un auditor deja de ejercer la profesión, debe transferir la documentación de auditoría a otro auditor o a una entidad de custodia autorizada por el ICAC. La obligación de conservación de la documentación sigue vigente hasta que se cumpla el plazo legal establecido.

¿Se pueden destruir los papeles de trabajo después de 5 años?

No. Los papeles de trabajo deben conservarse durante un mínimo de 5 años, a partir de la fecha del informe de auditoría. Sin embargo, en caso de que haya reclamaciones, juicios o litigios relacionados con el informe de auditoría, el plazo de conservación se extiende hasta la resolución o sentencia firme del procedimiento, o hasta que hayan transcurrido 5 años desde la última comunicación o intervención del auditor en relación con el conflicto.

¿Qué tipo de sanciones se pueden aplicar a un auditor que no conserva la documentación?

Las sanciones que se pueden aplicar a un auditor que no conserva la documentación de auditoría varían en función de la gravedad de la infracción. Las sanciones pueden incluir multas económicas, la suspensión del ejercicio de la profesión o incluso la cancelación del registro como auditor.

¿Qué pasa si la documentación se pierde por un desastre natural?

Si la documentación se pierde por un desastre natural, el auditor debe documentar la situación y comunicar al ICAC la pérdida de la documentación. La pérdida por un desastre natural puede eximir al auditor de responsabilidad, siempre que se demuestre que se tomaron las medidas de seguridad necesarias para proteger la documentación.

Tabla resumen de los plazos de conservación

La conservación de la documentación de auditoría es una obligación legal que los auditores deben cumplir con la debida diligencia. La normativa establece plazos específicos para la conservación de la documentación, así como sanciones para los auditores que no cumplan con sus obligaciones. La conservación de la documentación de auditoría es fundamental para garantizar la transparencia, la responsabilidad y la protección legal en el ámbito financiero.

Es importante que los auditores comprendan las obligaciones que tienen en relación con la conservación de la documentación de auditoría y que adopten las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de la normativa.