En el ámbito de las auditorías, la redacción de una no conformidad es un proceso crucial que requiere precisión, claridad y evidencia sólida. Una no conformidad bien documentada sirve como base para la toma de decisiones, la implementación de acciones correctivas y la mejora continua del sistema auditado. Este artículo te guiará paso a paso para redactar no conformidades de forma efectiva, utilizando ejemplos prácticos y consejos esenciales.
¿Qué es una No Conformidad en Auditoría?
Una no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito específico establecido. Este requisito puede provenir de diversas fuentes, como normas internacionales (por ejemplo, ISO 9001), regulaciones legales, contratos, procedimientos internos o cualquier otro documento que establezca expectativas o estándares.
En esencia, una no conformidad indica que algo no se está realizando según lo establecido. Es importante recordar que una no conformidad no es una crítica o una acusación, sino una constatación objetiva de un hecho.
Elementos Esenciales para Redactar una No Conformidad
Para redactar una no conformidad de forma efectiva, debes incluir los siguientes elementos esenciales:
Identificación del Requisito Incumplido
La primera parte crucial de la redacción de una no conformidad es identificar con precisión el requisito que no se cumple. Esto implica:
- Especificar la norma, el procedimiento o el documento que establece el requisito. Por ejemplo, según el apartado 2 b) 2) de la norma une-en iso 9001:20. .
- Describir el requisito específico que no se cumple. No basta con mencionar la norma o el procedimiento; es necesario indicar el requisito concreto que no se cumple. Por ejemplo, la organización no cuenta con un procedimiento documentado para la gestión de los riesgos asociados a la producción... .
Descripción del Incumplimiento
Una vez que se ha identificado el requisito incumplido, es necesario describir con claridad y precisión cómo se ha incumplido. Esta descripción debe ser:
- Concisa y objetiva: Evita usar lenguaje vago o ambiguo. Describe el incumplimiento de manera clara y concisa. Por ejemplo, no se ha realizado una evaluación de riesgos para el nuevo proceso de producción... .
- Impersonal: Evita juicios de valor o interpretaciones subjetivas. Céntrate en los hechos y en la evidencia objetiva. Por ejemplo, se ha detectado que el sistema de control de calidad no está implementado en su totalidad... .
- Concisa: Redacta la descripción de forma concisa, evitando detalles superfluos. Por ejemplo, el registro de las acciones correctivas no incluye la fecha de implementación... .
Evidencia del Incumplimiento
La evidencia es el elemento fundamental que sustenta la no conformidad. Sin evidencia, la no conformidad carece de validez. La evidencia debe ser:
- Verificable: Debe ser posible verificar la evidencia y comprobar su autenticidad. Por ejemplo, un documento firmado, una fotografía, un registro en el sistema de gestión, etc.
- Relevante: La evidencia debe ser relevante para el incumplimiento que se describe. Por ejemplo, si se está describiendo la falta de un procedimiento documentado, la evidencia puede ser la ausencia de dicho documento.
- Suficiente: La evidencia debe ser suficiente para sustentar la no conformidad. Por ejemplo, si se está describiendo una falta de control, la evidencia puede ser un registro de varios incidentes que confirmen la falta de control.
Ejemplo Práctico de Redacción de una No Conformidad
Supongamos que durante una auditoría de un sistema de gestión de la calidad, se detecta que la organización no cuenta con un procedimiento documentado para la gestión de los riesgos asociados a la producción. La no conformidad podría redactarse de la siguiente manera:
No Conformidad:
Requisito incumplido: Según el apartado 2 b) 2) de la norma UNE-EN ISO 9001:2015, la organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un proceso para identificar los riesgos y las oportunidades que son relevantes para su sistema de gestión de la calidad y para el cumplimiento de sus objetivos.
Descripción del incumplimiento: No se ha encontrado un procedimiento documentado que describa el proceso para la gestión de los riesgos asociados a la producción. Se ha detectado que la organización no cuenta con un sistema formal para identificar, evaluar y gestionar los riesgos en este ámbito.
Evidencia: Se ha revisado el manual de calidad y los procedimientos operativos estándar, y no se ha encontrado ningún documento que aborde la gestión de los riesgos asociados a la producción. Se ha entrevistado al responsable de producción, quien ha confirmado que la organización no cuenta con un procedimiento formal para gestionar los riesgos en este ámbito.
Consejos para Redactar No Conformidades Efectivas
Además de los elementos esenciales mencionados, aquí te presentamos algunos consejos adicionales para redactar no conformidades de forma efectiva:
- Utiliza un lenguaje claro y preciso: Evita el uso de jerga técnica o palabras que puedan ser interpretadas de forma ambigua.
- Sé conciso y directo: Redacta las no conformidades de forma concisa y directa, evitando detalles innecesarios.
- Utiliza un formato coherente: Utiliza un formato estándar para redactar las no conformidades, incluyendo los elementos esenciales mencionados anteriormente.
- Revisa y edita cuidadosamente: Antes de finalizar la redacción de la no conformidad, revísala cuidadosamente para asegurarte de que es clara, precisa y completa.
Lo que necesits saber sobre la Redacción de No Conformidades
¿Qué pasa si no encuentro evidencia para una no conformidad?
Si no encuentras evidencia para una no conformidad, no debes redactarla. Una no conformidad sin evidencia no tiene validez y puede generar confusiones. Es importante recordar que la evidencia es el elemento fundamental que sustenta la no conformidad.
¿Puedo incluir mis opiniones o sugerencias en la redacción de una no conformidad?
No es recomendable incluir tus opiniones o sugerencias en la redacción de una no conformidad. La no conformidad debe ser una constatación objetiva de un hecho, sin juicios de valor o interpretaciones subjetivas. Tus opiniones o sugerencias se pueden incluir en un informe separado o en una sección específica de la documentación de la auditoría.
¿Qué hago si la organización no está de acuerdo con la no conformidad?
Si la organización no está de acuerdo con la no conformidad, es importante discutir el tema con ellos y tratar de llegar a un entendimiento común. Es posible que la organización tenga información adicional o una interpretación diferente de los requisitos. Si no se llega a un acuerdo, se debe registrar la posición de la organización en la documentación de la auditoría.
Redactar una no conformidad de forma efectiva es esencial para garantizar la precisión, la claridad y la validez de la auditoría. Al seguir los elementos esenciales y los consejos mencionados en este artículo, puedes elaborar no conformidades que sean objetivas, verificables y útiles para la mejora del sistema auditado. Recuerda que la redacción de una no conformidad no es un fin en sí mismo, sino un medio para lograr la mejora continua y la conformidad con los requisitos establecidos.
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