Auditoría de higiene y seguridad: tareas y funciones esenciales

En el ámbito laboral, la seguridad y la salud de los trabajadores son pilares fundamentales. Para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable, las empresas implementan Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). En este contexto, el auditor de higiene y seguridad juega un papel crucial, ya que se encarga de evaluar la eficacia del SG-SST y detectar áreas de mejora.

¿Qué es un Auditor de Higiene y Seguridad?

Un auditor de higiene y seguridad es un profesional que realiza una evaluación sistemática e independiente del SG-SST de una empresa. Su objetivo principal es verificar si la empresa cumple con los requisitos legales, las normas internas y los estándares de seguridad y salud en el trabajo.

El auditor analiza la implementación del SG-SST en todos sus aspectos, desde la gestión de riesgos hasta la formación de los trabajadores. Se enfoca en identificar posibles riesgos, evaluar la eficacia de las medidas preventivas y determinar si se están tomando las acciones necesarias para proteger la salud y seguridad de los empleados.

Tareas Principales de un Auditor de Higiene y Seguridad

Las tareas de un auditor de higiene y seguridad son variadas y requieren un profundo conocimiento de las normas y estándares de seguridad y salud en el trabajo. Algunas de las tareas más importantes incluyen:

• Planificación de la Auditoría: El auditor debe planificar la auditoría con base en los objetivos, el alcance y los criterios de evaluación. Esto implica definir el período de la auditoría, los departamentos o áreas a auditar, los documentos a revisar y los aspectos específicos a evaluar.
• Revisión de Documentación: El auditor debe revisar la documentación del SG-SST, incluyendo el manual de seguridad, los procedimientos, los registros de accidentes e incidentes, los planes de emergencia, entre otros. Esta revisión permite verificar la existencia y la coherencia de la documentación, así como su aplicación en la práctica.
• Observación de las Operaciones: El auditor debe observar las operaciones de la empresa para evaluar las condiciones de trabajo, los riesgos presentes, las medidas preventivas implementadas y la aplicación de los procedimientos de seguridad. Esta observación se realiza en los diferentes puestos de trabajo y en las áreas de producción, almacenamiento, transporte, etc.
• Entrevistas con los Trabajadores: El auditor debe entrevistar a los trabajadores para conocer su percepción sobre la seguridad y la salud en el trabajo, identificar posibles riesgos y obtener información sobre la aplicación de los procedimientos de seguridad. Estas entrevistas deben ser confidenciales y garantizar la participación activa de los trabajadores.
• Identificación de No Conformidades: Durante la auditoría, el auditor debe identificar las no conformidades, es decir, las desviaciones del SG-SST respecto a los requisitos establecidos. Las no conformidades se documentan en un informe de auditoría, incluyendo una descripción detallada de la desviación, la evidencia de la misma y las recomendaciones para su corrección.
• Elaboración del Informe de Auditoría: Al finalizar la auditoría, el auditor debe elaborar un informe que contenga los hallazgos, las no conformidades identificadas, las recomendaciones para su corrección y las acciones a tomar para mejorar el SG-SST. Este informe debe ser claro, conciso y objetivo, con el fin de facilitar la toma de decisiones por parte de la empresa.
• Seguimiento de las Acciones Correctivas: El auditor debe realizar un seguimiento de las acciones correctivas implementadas por la empresa para verificar la eficacia de las mismas y garantizar la mejora del SG-SST. Este seguimiento se realiza mediante visitas de control o mediante la revisión de la documentación.

Importancia de la Auditoría de Higiene y Seguridad

La auditoría de higiene y seguridad es una herramienta fundamental para el mejoramiento continuo del SG-SST. Sus principales beneficios incluyen:

• Identificación de Riesgos: La auditoría permite identificar los riesgos existentes en el ambiente laboral, incluso aquellos que no son evidentes a simple vista. Esta identificación temprana de riesgos es crucial para la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
• Evaluación de la Eficacia del SG-SST: La auditoría permite evaluar la eficacia del SG-SST, es decir, si las medidas preventivas implementadas son efectivas para proteger la salud y seguridad de los trabajadores. Esta evaluación permite identificar las áreas de mejora y tomar las medidas necesarias para optimizar el SG-SST.
• Cumplimiento de la Legislación: La auditoría permite verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo. Esto es fundamental para evitar sanciones y multas por parte de las autoridades competentes.
• Mejora de la Cultura de Seguridad: La auditoría puede contribuir a mejorar la cultura de seguridad en la empresa. Al identificar los riesgos y las no conformidades, la auditoría genera conciencia sobre la importancia de la seguridad y la salud en el trabajo, lo que puede motivar a los trabajadores a adoptar prácticas de trabajo seguras.
• Reducción de Accidentes y Enfermedades Laborales: La auditoría, al identificar los riesgos y las áreas de mejora, contribuye a la reducción de accidentes y enfermedades laborales. Esto se traduce en un mejor ambiente de trabajo, mayor productividad y menores costos para la empresa.

Tipos de Auditorías de Higiene y Seguridad

Existen diferentes tipos de auditorías de higiene y seguridad, que se clasifican según el origen y el objetivo de la misma. Los tipos más comunes son:

• Auditorías Internas: Realizadas por la propia empresa, ya sea con personal propio o contratado. Su objetivo es evaluar el cumplimiento del SG-SST interno y detectar áreas de mejora.
• Auditorías Externas: Realizadas por entidades externas, como organismos de certificación o empresas especializadas en seguridad y salud en el trabajo. Su objetivo es verificar el cumplimiento de los requisitos legales y los estándares de seguridad y salud en el trabajo, y pueden llevar a la certificación del SG-SST.
• Auditorías de Primera Parte: Realizadas por la propia empresa, con el objetivo de evaluar el cumplimiento de sus propios requisitos y estándares de seguridad y salud en el trabajo.
• Auditorías de Segunda Parte: Realizadas por clientes, proveedores o partes interesadas, con el objetivo de evaluar el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo de la empresa auditada.
• Auditorías de Tercera Parte: Realizadas por organismos de certificación independientes, con el objetivo de verificar el cumplimiento de los requisitos legales y los estándares de seguridad y salud en el trabajo, y otorgar una certificación al SG-SST de la empresa auditada.

Perfil del Auditor de Higiene y Seguridad

Para ser un auditor de higiene y seguridad eficaz, se requiere un perfil específico que incluya:

• Formación: El auditor debe tener una formación académica en seguridad y salud en el trabajo, como Ingeniería Industrial, Ingeniería Ambiental, Medicina del Trabajo o similar. Es fundamental que tenga conocimientos sobre las normas y estándares de seguridad y salud en el trabajo, así como sobre los diferentes tipos de riesgos y las medidas preventivas.
• Experiencia: Es importante que el auditor tenga experiencia en la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo, ya sea en el ámbito industrial, de servicios o en la gestión de riesgos. Esta experiencia le permitirá comprender mejor los desafíos y las necesidades de las empresas y realizar una auditoría más efectiva.
• Habilidades: El auditor debe tener habilidades de comunicación, análisis, interpretación, negociación y resolución de conflictos. Debe ser capaz de comunicarse de manera clara y concisa, tanto de forma oral como escrita, y de analizar la información de manera crítica y objetiva.
• Habilidades de Auditoría: El auditor debe tener habilidades específicas para la realización de auditorías, como la planificación, la ejecución, la documentación y el seguimiento de las mismas. Debe conocer los diferentes tipos de auditorías, los métodos de evaluación y las técnicas de toma de muestras.
• Independencia: El auditor debe ser independiente, es decir, no debe tener ningún tipo de interés personal o profesional que pueda influir en sus decisiones o conclusiones. Esta independencia es esencial para garantizar la objetividad y la credibilidad de la auditoría.

Recomendaciones para el Auditor

Para realizar una auditoría eficaz, el auditor debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Preparar la Auditoría: El auditor debe preparar la auditoría con base en los procesos, actividades, centros de trabajo, documentación del sistema, productos o servicios y demás criterios a ser auditados. Debe realizar una revisión previa de la documentación y establecer un plan de trabajo que incluya las áreas a evaluar y los aspectos a analizar.
• Comunicación Abierta: El auditor debe mantener una comunicación abierta en todo momento, permitiendo que el auditado se exprese sin restricciones. Debe ser respetuoso y profesional, y evitar cualquier tipo de juicio de valor o crítica personal.
• Aclaración de Hallazgos: El auditor debe aclarar oportunamente los posibles hallazgos, controversias o malentendidos que se presenten durante la auditoría. Debe explicar de manera clara y concisa las no conformidades identificadas y las recomendaciones para su corrección.
• Seguir el Programa de Auditoría: El auditor debe seguir el programa de auditoría concertado con la empresa o entidad, esto ayudará a que los participantes puedan planificar sus actividades con las de la auditoría. Debe respetar los tiempos establecidos y evitar cualquier tipo de retraso o interrupción innecesaria.
• Evitar Controversias: El auditor debe evitar entrar en controversia con el auditado, en caso de haber diferencias importantes sobre algún aspecto, el auditor deberá acudir a la evidencia objetiva (procedimientos, documentación, registros, etc.) y dejar registradas estas controversias en el informe, las cuales deberán ser dirimidas con la instancia que se haya definido, como puede ser el auditor líder y jefe inmediato del área.
• Centrarse en Aspectos Relevantes: El auditor debe enfocarse en los aspectos relevantes de la empresa o entidad, aquellos que puedan ser críticos para la seguridad y salud de los trabajadores. Debe evitar centrarse en aspectos mínimos e irrelevantes, que no aporten valor a la auditoría.
• No Emitir Juicios de Valor: El auditor no debe juzgar los procedimientos o actividades adelantadas por la empresa o entidad ni emitir juicios de valor indicando qué está bien o mal, de manera que el auditor se convierta en consultor o asesor, por el contrario, solo se debe señalar el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos PILO.
• No Sobreponer la Auditoría: El auditor no debe sobreponer la auditoría sobre las necesidades de la operación, esta no debe afectar el normal funcionamiento de la empresa o entidad, teniendo en cuenta que se pueden presentar situaciones de emergencia o que requieran la acción inmediata por los auditados. En este caso se debe analizar la situación con el fin de determinar si tiene solución o se debe reprogramar la auditoría.
• Evitar Expectativas Preconcebidas: El auditor no debe esperar que las evidencias presentadas por la empresa estén desarrolladas conforme a su propio criterio, dejando de lado el desarrollo propio de la empresa.

Recomendaciones para el Auditado

Para que la auditoría sea exitosa, el auditado también debe cumplir con ciertas recomendaciones:

• Responder Únicamente lo Preguntado: El auditado debe responder únicamente lo preguntado, en ocasiones los auditados por querer impresionar al auditor muestran más de lo solicitado y esto puede abrir la puerta a identificar nuevos hallazgos que lleven a no conformidades.
• Manejar la Respiración: Manejar la respiración a la hora de responder puede ser una estrategia que ayude a mantener la oxigenación del cerebro y desarrollar mucho mejor las ideas.
• Organizar la Documentación: El auditado debe organizar la documentación antes de la auditoría con el propósito de entregar oportunamente las evidencias que se soliciten por el auditor, esto evitará que se considere que se está ocultando información o que existe un deficiente control de la documentación.
• Informar a los Miembros de la Empresa: El auditado debe informar a los demás miembros de la empresa o entidad que no deberán responder sobre asuntos que no son del alcance de sus responsabilidades, con el fin de evitar respuestas que puedan estar herradas.
• Solicitar Aclaración: El auditado debe solicitar aclaración al auditor frente a las preguntas que no se entiendan o que de acuerdo con su consideración no están correctamente formuladas.
• Ser Sincere: El auditado debe ser sincero, la sinceridad será la mejor herramienta para explicar lo que se ha realizado. Mentir puede llegar al ocultamiento de realidades que pueden estar en contra de la mejora continua del sistema de gestión o generen el deterioro de las condiciones de trabajo.
• Evitar Acciones de Último Momento: El auditado no debe realizar cambios, adecuaciones, construcciones y demás acciones de último momento para aparentar mejores condiciones de trabajo o el cumplimiento de los requisitos.
• No Alterar Registros: El auditado no debe alterar, cambiar o modificar resultados de investigaciones de accidentes, estadísticas de accidentes y enfermedades, o cualquier registro del sistema de gestión.
• Cumplir con los Tiempos: El auditado no debe incumplir o dilatar los tiempos establecidos en el plan de auditoría, esto puede generar retrasos en la ejecución de esta.

Beneficios de la Auditoría de Higiene y Seguridad

La auditoría de higiene y seguridad aporta numerosos beneficios a las empresas, entre los que destacan:

• Mejora de la Seguridad y Salud en el Trabajo: La auditoría permite identificar los riesgos y las áreas de mejora, lo que contribuye a un ambiente de trabajo más seguro y saludable para los trabajadores.
• Prevención de Accidentes y Enfermedades Laborales: Al identificar los riesgos y tomar medidas correctivas, la auditoría ayuda a prevenir accidentes y enfermedades laborales, lo que reduce los costos asociados a estas situaciones.
• Cumplimiento de la Legislación: La auditoría permite verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, lo que evita sanciones y multas.
• Mejora de la Imagen Corporativa: Una empresa con un SG-SST eficaz y certificado proyecta una imagen positiva de responsabilidad social y compromiso con la seguridad y salud de sus trabajadores, lo que mejora su reputación y la confianza de sus clientes.
• Aumento de la Productividad: Un ambiente de trabajo seguro y saludable aumenta la motivación y la productividad de los trabajadores, ya que se sienten más seguros y tranquilos, lo que reduce el absentismo y las bajas laborales.
• Reducción de Costos: La auditoría ayuda a reducir los costos asociados a accidentes y enfermedades laborales, como los gastos médicos, las indemnizaciones, los tiempos de inactividad y los daños a la propiedad.

Consultas Habituales

¿Qué diferencia existe entre un auditor de higiene y seguridad y un técnico de seguridad?

Un auditor de higiene y seguridad se enfoca en la evaluación del SG-SST de una empresa, mientras que un técnico de seguridad se encarga de la implementación de las medidas de seguridad en el día a día. El auditor realiza una evaluación global del sistema, mientras que el técnico se centra en la aplicación práctica de las medidas de seguridad.

¿Es obligatorio tener un auditor de higiene y seguridad?

La legislación laboral de cada país establece los requisitos específicos para la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. En algunos países, la presencia de un auditor de higiene y seguridad es obligatoria para las empresas con un cierto número de empleados o que operan en sectores de alto riesgo.

¿Cómo puedo certificar mi SG-SST?

Para certificar su SG-SST, debe contratar un organismo de certificación independiente que evalúe su sistema de gestión según los requisitos de la norma ISO 4500La certificación es un proceso voluntario, pero puede ser un factor diferenciador para su empresa.

¿Cuáles son las principales normas de seguridad y salud en el trabajo?

Las principales normas de seguridad y salud en el trabajo incluyen la ISO 45001 (Sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo), la OHSAS 18001 (Sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional) y las normas específicas de cada país, como la Ley 1562 de 2012 en Colombia.

¿Qué se debe hacer en caso de un accidente laboral?

En caso de un accidente laboral, se debe actuar con rapidez y eficacia. Se debe brindar atención médica inmediata al trabajador afectado, se debe notificar el accidente a las autoridades competentes y se debe iniciar una investigación para determinar las causas del accidente y tomar medidas correctivas para evitar que vuelva a ocurrir.

El auditor de higiene y seguridad juega un papel crucial en la gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. Su labor es fundamental para garantizar un ambiente laboral seguro y saludable, prevenir accidentes y enfermedades laborales, y mejorar la cultura de seguridad en las empresas. La auditoría de higiene y seguridad es una herramienta esencial para el mejoramiento continuo del SG-SST y para el cumplimiento de la legislación laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.