La gestión de un consorcio de propietarios es una tarea compleja que requiere de una administración eficiente y transparente. Cuando un administrador de consorcios deja su puesto, ya sea por renuncia, remoción o finalización del contrato, es crucial que se lleve a cabo una auditoría completa para asegurar la continuidad del funcionamiento del consorcio y la protección de los intereses de los propietarios.
Esta auditoría implica la revisión de la gestión del administrador saliente, la verificación de la documentación y la rendición de cuentas. Es un proceso fundamental para garantizar la transparencia y la correcta administración de los fondos del consorcio.
Plazos Legales para la Entrega de Documentación
El Código Civil y Comercial de la Nación establece plazos específicos para la entrega de la documentación por parte del administrador saliente. Según el artículo 2067, inciso j, el administrador tiene un plazo de 15 días hábiles, desde su renuncia o remoción, para entregar al consejo de propietarios o al nuevo administrador (en caso de que esté designado), los siguientes elementos:
- Activos existentes del consorcio.
- Libros : actas de asambleas, libros de administración, registro de propietarios, libro de sueldos (digital RG 3781/15), AFIL (token y clave para acceso digital) y órdenes.
- Documentos del consorcio .
- Rendición de cuentas documentadas .
Documentación Esencial para la Auditoría
Además de los elementos mencionados anteriormente, la documentación que debe entregar el administrador saliente incluye:
- Reglamento de Propiedad Horizontal (original si lo tenemos).
- Seguros : Seguro integral - pólizas, ART, seguro de vida obligatorio y demás pólizas.
- Documentación del personal del edificio : recibos de sueldos cobrados, firmados por el encargado.
- Planos originales del edificio .
- Información de expedientes de juicios .
- Retenciones a proveedores .
- Reglamentos internos .
- Informes técnicos obligatorios .
- Contrato con proveedores o de alquiler de espacios comunes .
- Convenios de pagos de expensas o convenios firmados en mediación .
- Informe de cuentas bancarias y sus saldos .
- Cheques a depositar .
- Caja chica indicando quién la tiene.
- Fondo de reserva .
- Certificados de plazo fijo .
- Datos y llave de caja de seguridad .
- Listado de morosos .
- Informes sobre otros créditos (alquileres - contratos).
- Inventario de bienes de uso .
Rendición de Cuentas: Más Allá de las Liquidaciones de Expensas
La rendición de cuentas es un aspecto fundamental de la auditoría. No se limita a la última liquidación de expensas. La ley exige una rendición de cuentas descriptiva y fundamentada, que incluya:
- Referencias y explicaciones razonablemente necesarias para su comprensión.
- Comprobantes de ingresos y egresos , excepto que sea de uso no extenderlos y concordar con los libros que lleve quien las rinda.
La rendición de cuentas final abarca desde la última aprobada por la asamblea hasta la fecha de cierre del mandato del administrador.
Importancia de la Digitalización en la Auditoría
La digitalización de la gestión de consorcios simplifica significativamente el proceso de auditoría. Un sistema digitalizado permite:
- Centralizar la información en un único sistema, facilitando el acceso a la documentación.
- Simplificar la rendición de cuentas , con la posibilidad de descargarla en una planilla de cálculo.
- Facilitar el traspaso de la información al nuevo administrador o al consejo de propietarios.
- Mejorar la comunicación con los vecinos , permitiendo enviar mensajes masivos con información relevante.
¿Qué Hacer si el Administrador Saliente no Entrega la Documentación?
Si el administrador saliente no entrega la documentación dentro del plazo establecido, el consejo de propietarios debe tomar medidas para asegurar que se cumpla con la normativa legal. Se recomienda:
- Convocar una asamblea para informar a los vecinos de la situación y solicitar instrucciones para iniciar las acciones correspondientes.
- Enviar una intimación al administrador saliente para que entregue la documentación requerida.
- Contar con el asesoramiento legal de un profesional especializado en propiedad horizontal.
Consultas Habituales
¿Se puede remover un administrador sin tener otro contratado?
Sí, se puede. Si hay vacancia o acefalía, se debe convocar una asamblea para nombrar un nuevo administrador. El consejo de propietarios, por 30 días, puede asumir la administración del consorcio y llamar a una asamblea dentro del mes.
¿Qué pasa si el administrador saliente deja una deuda?
Es necesario convocar una asamblea para decidir qué acción tomar. Se debe analizar cómo se llegó a esa deuda y consultar a un especialista. El consejo de propietarios debe controlar mensualmente los aspectos financieros y económicos del consorcio.
¿Qué pasa cuando un administrador renuncia o es removido?
El administrador debe notificar al consorcio que se encuentra a su disposición la rendición de cuentas y la entrega de documentación en la sede de su administración.
¿Quién debe recibir la documentación?
La información debe entregarse al consejo de propietarios o al nuevo administrador (en caso de que esté nombrado) dentro de los 15 días hábiles.
La auditoría de un administrador de consorcios es un proceso esencial para garantizar la transparencia, la correcta administración de los fondos del consorcio y la protección de los intereses de los propietarios. La ley establece plazos específicos para la entrega de la documentación y exige una rendición de cuentas completa y detallada. La digitalización de la gestión de consorcios puede simplificar significativamente el proceso de auditoría, facilitando la centralización de la información, la rendición de cuentas y la comunicación con los vecinos.
Es fundamental que los consejos de propietarios y los nuevos administradores estén informados sobre sus derechos y obligaciones en relación a la auditoría, así como sobre las acciones a tomar en caso de que el administrador saliente no cumpla con los plazos establecidos o no entregue la documentación completa.
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