En el vibrante entorno de la hotelería, la auditoría nocturna es un proceso esencial que garantiza la precisión financiera, la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la satisfacción del huésped. Es un proceso meticuloso que se lleva a cabo durante las horas de menor actividad del hotel, y que implica una revisión exhaustiva de las operaciones y transacciones diarias, lo que permite a los hoteles mantener la integridad financiera, mitigar los riesgos y optimizar el rendimiento.
¿Por qué es importante el proceso de auditoría nocturna en la industria hotelera?
La auditoría nocturna juega un papel crucial en la industria hotelera por varias razones:
Precisión financiera
Uno de los objetivos principales de la auditoría nocturna es garantizar la precisión e integridad financiera en los registros del hotel. Esto implica conciliar las fuentes de ingresos, como los cargos por habitación, las ventas de alimentos y bebidas, y otros incidentales. Este proceso previene discrepancias que podrían afectar la reputación y la rentabilidad del hotel.
Revisión de las cuentas de los huéspedes
El auditor nocturno revisa las cuentas de los huéspedes para verificar la precisión de la facturación. Esto permite ajustar rápidamente cualquier irregularidad en los cargos por habitación o las tarifas, manteniendo la satisfacción y la fidelidad de los huéspedes.
Eficiencia operativa
En medio del ajetreo diario de las operaciones hoteleras, las tareas a veces pueden pasarse por alto. El auditor nocturno juega un papel crucial en la optimización de los procesos operativos actualizando el inventario, generando informes y asegurando que las solicitudes de mantenimiento se procesen, lo que promueve la eficiencia general.
Gestión de riesgos y cumplimiento normativo
Los hoteles deben cumplir con diversos requisitos normativos, incluidos las regulaciones fiscales y las normas de contabilidad. La auditoría nocturna juega un papel fundamental en garantizar el cumplimiento mediante la revisión periódica de las transacciones financieras y las cuentas de los huéspedes. Este proceso ayuda a identificar posibles riesgos como pagos fraudulentos, reservas sospechosas o robos internos.
Tipos de auditorías nocturnas
Existen dos tipos principales de auditorías nocturnas:
Auditoría nocturna manual
Antes de la aparición de la tecnología de automatización, las auditorías nocturnas se realizaban manualmente. El personal conciliaba las transacciones, verificaba las cuentas de los huéspedes, actualizaba el inventario y preparaba informes utilizando software de contabilidad básico. Las auditorías manuales eran propensas a errores y discrepancias.
Auditoría nocturna automatizada
Con los avances en tecnología como Mews, los hoteles ahora pueden automatizar las auditorías nocturnas durante las horas de la madrugada. Las auditorías automatizadas extraen informes, concilian las transacciones financieras, actualizan las cuentas de los huéspedes y generan los informes necesarios. La integración de una auditoría nocturna dentro de un PMS permite la sincronización de datos y la generación de informes en tiempo real, minimizando el riesgo de errores humanos. Los hoteles se benefician de una mejor eficiencia operativa mediante la automatización de tareas rutinarias.
Pasos clave en el proceso de auditoría nocturna
Los pasos clave en el proceso de auditoría nocturna incluyen:
- Cierre de las transacciones diarias : Esto implica la recopilación de todos los datos financieros relevantes, como los cargos por habitación, las ventas de alimentos y bebidas, las llamadas telefónicas y otros incidentales.
- Verificación de las cuentas de los huéspedes : Se verifica la precisión de los cargos por habitación, las tarifas y otros cargos relacionados con los huéspedes.
- Actualización del inventario de habitaciones : Se registran las llegadas, salidas y las habitaciones disponibles para la próxima noche.
- Procesamiento de pagos y emisión de reembolsos necesarios : Se procesan los pagos de los huéspedes y se emiten los reembolsos si es necesario.
- Conciliación de efectivo y otros métodos de pago : Se reconcilia el efectivo y otros métodos de pago recibidos con los registros financieros.
- Generación de informes : Se generan informes financieros, operativos y de gestión para el uso del personal del hotel.
- Cierre del día y preparación para el siguiente día : Se preparan los registros para el siguiente día, asegurando que el sistema esté listo para las operaciones del día siguiente.
Los auditores nocturnos son responsables de documentar y revisar todos los procedimientos de auditoría nocturna, mantener registros precisos y garantizar la precisión financiera, la eficiencia y el cumplimiento de las normas y regulaciones de la industria.
Cómo funciona Mews sin una auditoría nocturna
Mews es un sistema de gestión hotelera (PMS) que automatiza el proceso de auditoría nocturna. Cada noche a la medianoche, el sistema Mews pasa automáticamente al día siguiente, reflejando cómo avanzan los días. Este proceso es fluido y no requiere intervención manual con un botón realizar auditoría nocturna. Todo funciona automáticamente en la nube, y toda la información necesaria se procesa instantáneamente. Si es necesario realizar ajustes, como registrar a un huésped después de la medianoche, aún puede hacer estos cambios sin esfuerzo.
Cómo funciona en la práctica
En el lado financiero de las operaciones, los cargos se publican en el momento en que se crea una reserva o servicio, y se procesan instantáneamente sin necesidad de una auditoría nocturna dedicada. Esto ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores. La publicación inmediata permite la generación de informes en tiempo real no solo para fechas pasadas sino también para períodos futuros, lo que le permite verificar fácilmente los ingresos esperados para los próximos meses.
Sin embargo, no todos los huéspedes se registran antes de la medianoche. Mews tiene una solución llamada ventana de historial editable. Puede definir el período de tiempo para esta ventana, durante el cual puede modificar cualquier reserva dentro del software de gestión de reservas, generalmente permitiendo cambios hasta siete días en el pasado. Esta capacidad actúa como un viaje en el tiempo, permitiéndole corregir errores y mantener registros precisos.
Por ejemplo, si un huésped estaba programado para registrarse el 1 de agosto pero llega después de la medianoche, Mews pasa automáticamente al día siguiente (sin necesidad de una auditoría nocturna). Sin embargo, a la 1 de la mañana cuando el huésped llega para registrarse, simplemente hace clic en registrarse en la reserva, ajustando la fecha de llegada al 1 de agosto. Esto garantiza que sus datos permanezcan precisos y se actualicen instantáneamente para fines de generación de informes.
Informes en Mews
Hablando de informes, ¿Con qué frecuencia revisa los informes diarios de auditoría nocturna? Nuestros informes se pueden filtrar por fecha y hora, lo que le permite personalizar su frecuencia según su flujo de trabajo. Además, puede programar informes para que se envíen por correo electrónico cada hora, diariamente o semanalmente a cualquier dirección de correo electrónico, eliminando la necesidad de imprimir y facilitando el intercambio con su equipo.
Caso de éxito: Koncept Hotels
Koncept Hotels es una cadena hotelera innovadora con propiedades elegantes en tres países. Antes de la transición a Mews, el proceso de auditoría nocturna les causaba muchos dolores de cabeza. Los huéspedes que no llegaban antes de las 10 pm se registraban manualmente independientemente de su llegada real, lo que daba lugar a cifras de limpieza inexactas debido a la incertidumbre sobre las habitaciones limpias. Además, en algunos de sus hoteles sin personal, los miembros del equipo tenían que realizar auditorías nocturnas desde sus propios hogares.
Ahora ya no hacemos la auditoría nocturna, tenemos una cifra de limpieza absolutamente 100% correcta al final del mes. sabemos cuántas personas se registraron, sabemos cuántas personas no se presentaron. Daniel Hrkać, Jefe de Operaciones, Koncept Hotels
Con Mews, las no presentaciones se informan automáticamente por correo electrónico, proporcionando al personal total transparencia sobre los huéspedes y las habitaciones. La automatización fue vital para Koncept Hotels, particularmente en sus propiedades sin personal, donde no se requiere presencia física para las tareas de auditoría nocturna o las comprobaciones financieras. Mews demostró ser la solución perfecta para sus necesidades.
¿Qué se revisa en una auditoría nocturna?
En una auditoría nocturna se revisan las transacciones financieras del día, las cuentas de los huéspedes, el inventario de habitaciones, los pagos recibidos, los reembolsos emitidos, el efectivo en caja y se generan informes financieros y operativos.
¿Quién realiza la auditoría nocturna?
La auditoría nocturna es realizada por un auditor nocturno, un empleado del hotel con conocimientos de contabilidad y finanzas.
¿Cuánto tiempo dura una auditoría nocturna?
La duración de una auditoría nocturna puede variar según el tamaño del hotel y la complejidad de las operaciones. Puede durar desde unas pocas horas hasta toda la noche.
¿Cuáles son las ventajas de una auditoría nocturna automatizada?
Las ventajas de una auditoría nocturna automatizada incluyen la reducción de errores humanos, la mejora de la eficiencia, la generación de informes en tiempo real, la reducción de costos y la mejora de la seguridad de los datos.
¿Qué tipo de software se utiliza para la auditoría nocturna automatizada?
Existen varios software de gestión hotelera (PMS) que incluyen la función de auditoría nocturna automatizada, como Mews, Opera, Fidelio y Protel.
La auditoría nocturna es una parte esencial de las operaciones hoteleras. Garantiza la precisión financiera, la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la satisfacción del huésped. Con los avances en tecnología, los hoteles pueden automatizar el proceso de auditoría nocturna, lo que reduce los errores, mejora la eficiencia y libera tiempo valioso para que el personal se concentre en otras tareas importantes. La automatización de la auditoría nocturna es una tendencia creciente en la industria hotelera, y los hoteles que adoptan esta tecnología están experimentando beneficios significativos.
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