Auditoría ruc®: inconsistencias e imprecisiones en ejercicios incompletos

En el ámbito de la gestión de seguridad y salud en el trabajo, la auditoría RUC® juega un papel crucial para evaluar el desempeño de las empresas en la prevención de riesgos laborales. Sin embargo, durante este proceso, es posible que surjan situaciones donde la información proporcionada por la empresa no sea completa o presente inconsistencias. En este artículo, profundizaremos en el concepto de auditoría de ejercicios incompletos, analizando las diferencias entre inconsistencias e imprecisiones, y cómo estas pueden impactar en la calificación de la empresa.

Entendiendo las Inconsistencias e Imprecisiones en la Auditoría RUC®

La auditoría RUC® es un proceso riguroso que busca evaluar la eficacia del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo implementado por las empresas. Durante este proceso, los auditores revisan la documentación, los registros, los procedimientos y las prácticas de la empresa para determinar si cumplen con los requisitos establecidos en la Tutorial RUC®. En este contexto, es fundamental entender las diferencias entre las inconsistencias e imprecisiones que pueden surgir durante la auditoría.

Inconsistencias: Diferentes Versiones de la Realidad

Una inconsistencia se refiere a una discrepancia o diferencia en la información proporcionada por la empresa. Esto puede ocurrir cuando hay información contradictoria en diferentes documentos, o cuando la información proporcionada no coincide con la realidad. Por ejemplo, si la empresa reporta un número de accidentes de trabajo en un documento, pero este número no coincide con los registros del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), se estaría hablando de una inconsistencia.

El Reglamento Unificado del RUC® establece que las inconsistencias deben ser registradas en un Acta de Inconsistencias. Esta acta se incluye dentro del Informe RUC® y describe la naturaleza de la inconsistencia, la información relevante y las evidencias que la sustentan. La gravedad de la inconsistencia determinará si es necesario que el auditor la eleve al Comité Operativo del RUC® para su evaluación.

Imprecisiones: Ausencia de Información Relevante

Las imprecisiones, por otro lado, se refieren a la falta de información relevante sobre la accidentalidad. La Tutorial RUC® define las imprecisiones como la no presentación de información sobre casos de accidentes de trabajo que influyan en la tendencia o el impacto a la accidentalidad. Esto incluye casos de incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales.

Cuando se identifica una imprecisión, se clasifica el evento según su impacto en la accidentalidad y se genera una No Conformidad ante el numeral 6 de la Tutorial RUC®. Esta no conformidad implica una disminución en la calificación de la empresa del 5% y se mantiene durante las siguientes tres auditorías de seguimiento.

La descripción de la imprecisión identificada puede ser registrada en un Acta de Inconsistencias para facilitar la claridad y la extensión de los datos y evidencias encontradas.

Auditoría de Ejercicios Incompletos: Impacto en la Calificación de la Empresa

Es crucial entender cómo las inconsistencias e imprecisiones pueden impactar en la calificación de la empresa durante la auditoría RUC®. Mientras que las inconsistencias no representan un impacto directo en la calificación, las imprecisiones sí tienen un efecto negativo en la calificación de la empresa.

• Inconsistencias: No afectan la calificación de la empresa, pero deben ser gestionadas de manera eficaz para evitar que se conviertan en imprecisiones en futuras auditorías.
• Imprecisiones: Generan una No Conformidad que disminuye la calificación de la empresa en un 5% durante las siguientes tres auditorías de seguimiento.

Gestión de Inconsistencias e Imprecisiones: Un Proceso de Mejora Continua

La detección de inconsistencias e imprecisiones durante la auditoría RUC® no debe verse como un fracaso, sino como una oportunidad para mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de la empresa. La gestión de estas situaciones requiere un enfoque proactivo que incluya los siguientes pasos:

Análisis de Causas: Entendiendo las Raíces del Problema

El primer paso es realizar un análisis de causas para determinar por qué se presentaron las inconsistencias o imprecisiones. Esto puede implicar revisar los procesos internos, la capacitación del personal, la comunicación, la documentación y los sistemas de información.

Acciones Correctivas: Implementando Soluciones Duraderas

Una vez que se han identificado las causas, la empresa debe implementar acciones correctivas para eliminar las inconsistencias o imprecisiones y evitar que se repitan en el futuro. Estas acciones pueden incluir:

• Mejorar los procesos internos: Revisar y actualizar los procedimientos para garantizar la precisión y la coherencia de la información.
• Capacitar al personal: Brindar capacitación al personal sobre los requisitos de la Tutorial RUC® y los procedimientos internos relacionados con la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
• Mejorar la comunicación: Establecer canales de comunicación efectivos para garantizar que toda la información relevante se comparte de manera oportuna y precisa.
• Actualizar los sistemas de información: Implementar o actualizar los sistemas de información para garantizar la precisión y la integridad de los datos.

Revisión Gerencial: Asegurando el Compromiso de la Dirección

La gestión de las inconsistencias e imprecisiones debe ser un proceso que involucre a la dirección de la empresa. La revisión gerencial es fundamental para asegurar que se toman las medidas necesarias para implementar las acciones correctivas y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de manera efectiva.

Consultas Habituales sobre las Actas de Inconsistencias e Imprecisiones

¿Las Actas de Inconsistencias Quitan Calificación?

Las Actas de Inconsistencias no representan un impacto directo en la calificación de la empresa, siempre y cuando no estén relacionadas con el numeral 6 de la Tutorial RUC®, es decir, el no reporte de incapacidad temporal, IPP calificadas o con calificación en firme, invalidez o fatales en el período de vigencia y durante los cinco años anteriores.

¿Qué Debo Hacer Cuando Me Generan un Acta de Inconsistencias Dentro del Informe RUC®?

Cuando se genera un Acta de Inconsistencias dentro del Informe RUC®, la empresa debe realizar un análisis de causas, implementar acciones correctivas y documentar el proceso en la revisión gerencial. Esta información debe ser incluida como elemento de entrada en la próxima auditoría RUC® para demostrar que se han tomado medidas para subsanar las inconsistencias.

¿Cuáles Son los Temas Que Más Están Generando Actas de Inconsistencias Dentro de las Auditorías RUC®?

Los casos más recurrentes de Actas de Inconsistencias se encuentran relacionados con:

• Diferencias entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS en auditorías previas y certificado de ARL, respecto a: horas hombre trabajadas, promedio de trabajadores afiliados, número de casos de accidente de trabajo y su clasificación entre eventos con tiempo perdido y eventos sin tiempo perdido, días perdidos por accidentes de trabajo o enfermedad laboral, número de casos de enfermedad laboral y su clasificación con o sin tiempo perdido.
• Error en el cálculo de las horas hombre trabajadas.
• Diferencia entre las estadísticas de enfermedad laboral y accidentes de trabajo reportada al CCS por parte de la empresa dentro de los documentos enviados para elaborar el plan de auditoría y las registradas en los informes previos del RUC® y/o en la certificación de la ARL.

¿Cómo Sé Si en Mi Último Informe Se Generó Acta de Inconsistencias?

En los informes de auditorías realizadas a partir del 18 de agosto de 2020, se puede identificar en la página 2 del informe si se ha generado un Acta de Inconsistencias y en qué página se encuentra registrada. Para las auditorías realizadas antes de esa fecha, la empresa debe verificar en la parte final del Informe RUC® para confirmar si tiene un Acta de Inconsistencias.

¿Las Imprecisiones Pueden Apelarse?

La Tutorial RUC® establece que la empresa tiene la posibilidad de realizar su aclaración al Comité Operativo dentro de los 10 días calendario posterior a la auditoría, siguiendo lo estipulado en el Literal k del Artículo 12 del OAUPE008 Reglamento Unificado del RUC®.

¿Durante Cuántos Años Permanece la No Conformidad Por Una Imprecisión?

La No Conformidad por Imprecisión en la información suministrada por la organización con respecto a la accidentalidad, implica una disminución en la calificación total del 5%, lo cual se mantendrá durante las siguientes tres auditorías de seguimiento RUC® que reciba la empresa.

¿Cuándo Se Identifica el No Reporte al CCS de Eventos de Accidentalidad, en el Período en Que Debieron Ser Evaluados, Se Afecta También el Numeral 5 Por Impacto en la Accidentalidad?

Si durante la auditoría del año en curso se identifica la existencia de accidentes graves, con lesiones incapacitantes (permanente, parcial o invalidez) y/o fatalidades que no hayan sido registrados en los certificados de la ARL requeridos para las auditorías de los últimos 5 periodos anteriores y/o que no hayan sido informados por la empresa a los auditores del RUC® en el periodo que aplicaba su calificación, tendrán en el numeral 5 una calificación en el escenario que corresponda según la severidad del evento y el correspondiente registro como No Conformidad.

La Auditoría de Ejercicios Incompletos: Una Oportunidad para la Mejora Continua

La auditoría de ejercicios incompletos es un proceso crucial para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Entender las diferencias entre inconsistencias e imprecisiones, y cómo estas pueden impactar en la calificación de la empresa, es fundamental para tomar medidas proactivas y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. La gestión de las inconsistencias e imprecisiones no solo ayuda a mejorar la calificación de la empresa, sino que también contribuye a la creación de un entorno laboral más seguro y saludable para todos los trabajadores.

La información proporcionada en este artículo es para fines informativos y no debe considerarse como asesoramiento legal o profesional. Se recomienda consultar con expertos en seguridad y salud en el trabajo para obtener información específica sobre la gestión de inconsistencias e imprecisiones en la auditoría RUC®.