Auditoría de proveedores: clave para tu cadena de suministro

En el panorama empresarial globalizado de hoy, las organizaciones tienen un amplio abanico de opciones a la hora de elegir con quién colaborar, y esto se aplica especialmente a la búsqueda de proveedores. Sin embargo, encontrar el proveedor adecuado puede ser un desafío, especialmente si la empresa se encuentra a miles de kilómetros de distancia. Afortunadamente, las auditorías de proveedores pueden ayudar a las empresas a superar estos obstáculos.

¿Qué es una Auditoría de Proveedores?

Una auditoría de proveedores es un proceso exhaustivo que evalúa las prácticas de un proveedor en relación con las regulaciones de la industria, incluyendo la seguridad y salud, así como los procesos de fabricación adecuados. En general, la auditoría de un proveedor abarca una amplia gama de áreas y prácticas. Por lo tanto, las auditorías suelen ser personalizadas para satisfacer las necesidades específicas del cliente. El proceso de auditoría de proveedores puede variar según la industria, desde la alimentaria hasta la de bienes eléctricos.

¿Quién Realiza una Auditoría de Proveedores?

El proceso de auditoría de proveedores suele iniciarse por un equipo interno de la organización compradora, liderado por alguien a cargo del departamento de compras o calidad, como parte de su revisión de diligencia debida o revisión anual. El equipo interno determinará qué información debe recopilarse de los proveedores y si el proceso de auditoría real debe realizarse internamente o externamente.

Por lo general, las auditorías de proveedores son realizadas por una empresa de inspección neutral de terceros, que evalúa el cumplimiento del proveedor en nombre del comprador con respecto a estándares de calidad específicos y los requisitos del cliente. Las auditorías de proveedores deben realizarse cada dos años para garantizar que el proveedor cumple con los estándares.

Tipos de Auditorías de Proveedores

Las auditorías de proveedores se pueden clasificar en tres categorías principales: auditorías anunciadas, auditorías no anunciadas y auditorías de escritorio.

Auditorías Anunciadas de Proveedores

Las auditorías anunciadas de proveedores notifican al proveedor con anticipación a su realización. Ambas partes acuerdan esto antes de la inspección, lo que permite un tiempo de preparación adecuado. Aunque este estilo es efectivo, puede carecer de cierta transparencia, ya que el proveedor tiene la oportunidad de revisar sus procesos y mejorarlos antes de la auditoría.

Auditorías No Anunciadas de Proveedores

Las auditorías no anunciadas se realizan sin consultar previamente con el proveedor o darle conocimiento previo de la fecha de la inspección. Este es un método de inspección cada vez más popular, ya que proporciona al comprador una visión de las operaciones diarias y las prácticas utilizadas en el sitio, al mismo tiempo que garantiza que nada ha sido manipulado o preparado de antemano (lo que puede ocurrir en las visitas anunciadas).

Auditorías de Escritorio de Proveedores

Las auditorías de escritorio no requieren que un inspector visite el sitio del proveedor en persona. En cambio, estas auditorías se centran en verificar que la documentación y los certificados del proveedor estén actualizados. Esto puede incluir la certificación ISO 9001, que certifica su sistema de gestión de calidad para garantizar que cumplen con el nivel requerido y acordado establecido por la organización que colabora con el proveedor y los organismos reguladores de la industria.

Cómo Realizar una Auditoría de Proveedores

El procedimiento para realizar una auditoría de proveedores normalmente implica examinar las prácticas comerciales del proveedor, su historial financiero y la calidad de sus productos. Sin embargo, siempre se adapta a las necesidades del comprador. Por lo tanto, puede variar entre las inspecciones de proveedores.

Pero en general, se utiliza una tutorial estándar. A continuación, se presenta una lista de verificación típica para la auditoría de proveedores:

Cuestionario Previo a la Auditoría y Reunión Previa a la Inspección

Suele comenzar con cuestionarios previos a la auditoría que recopilan información sobre el proveedor y los procedimientos. Luego, se lleva a cabo una reunión previa a la inspección, donde ambas partes discuten el proceso de auditoría y acuerdan cualquier cambio que deba hacerse, lo que permite un propósito claro y una lista de objetivos antes del proceso de auditoría.

Selección del Equipo

A partir de aquí, se formará un equipo que se adapte mejor al tipo de auditoría. Estos miembros del personal se seleccionan en función de su experiencia y conocimiento del tipo de auditoría de proveedores.

Notificación de la Auditoría al Proveedor

Se le notifica al proveedor por escrito (con varios meses de anticipación) para que pueda prepararse. Las notificaciones escritas también deben contener:

• El propósito de la auditoría
• El cronograma de la inspección
• Los nombres y detalles de los auditores

Reunión Previa a la Inspección

Esto implica una breve presentación de los auditores y la finalización de cualquier cambio en el cronograma de la inspección.

Ejecución de la Auditoría de Proveedores

Una vez que se levanta la reunión, la inspección comenzará, en la que los auditores inspeccionarán cada aspecto del resumen utilizando una lista de verificación para la auditoría de proveedores basada en los objetivos originales. Esta lista de verificación viene en forma de una hoja de observación (OS) que registra los hallazgos del inspector.

Informe de los Hallazgos y Cierre de la Auditoría

Una vez que se completa la auditoría, los auditores compararán y discutirán los hallazgos. Después, crearán un informe basado en la inspección. Este informe incluye la evaluación de si el proveedor cumple con los requisitos específicos y la retroalimentación para las mejoras.

Beneficios de las Auditorías de Proveedores

A medida que las empresas aumentan el tamaño de su cadena de suministro, es fundamental seleccionar el proveedor adecuado. La reputación y la calidad de un proveedor garantizarán que el negocio funcione sin problemas y reducirá posibles problemas o riesgos. Debido a esto, una auditoría de proveedores es esencial para ayudar en el proceso de toma de decisiones.

Algunos de los beneficios de implementar una auditoría de proveedores son:

La Auditoría Revela Riesgos Potenciales

Una auditoría de proveedores puede revisar todos los procesos de producción, incluyendo el envío, la fabricación y la calidad. Pueden proporcionar información sobre las brechas y verificar si estas causarán algún problema con la entrega a un cliente. Por lo tanto, se pueden mitigar potencialmente los retrasos o las deformidades en el producto.

Mejora la Satisfacción del Cliente

Una organización depende de su reputación con los clientes. Esto se hace a través de la calidad de los productos que se les presentan. La implementación de estándares sólidos y la garantía de que un proveedor los cumpla permite mantener la satisfacción del cliente. Una auditoría de proveedores puede ayudar en los procesos de control de calidad de un proveedor para mitigar potencialmente cualquier problema de calidad o seguridad del producto. También es una forma para que una organización mida el rendimiento del proveedor.

Ayuda a Construir la Comunicación con los Proveedores

Una auditoría de proveedores también es una forma de mejorar y mantener una comunicación sólida con un proveedor. La visibilidad y la comprensión claras de las actividades de los proveedores pueden ayudar con las mejoras y la relación comercial. Las auditorías programadas regularmente garantizan que se cumplan los objetivos y se pueden desarrollar constantemente en función de las necesidades de la organización.

Informe de Auditoría de Proveedores

Cuando se realizan auditorías de proveedores, una organización sigue un procedimiento para medir de manera constante la calidad y el cumplimiento del proveedor. Esto se registra en un informe de auditoría de proveedores. Este informe contiene todos los detalles de la auditoría, incluyendo:

• Detalles de la fábrica, incluyendo el equipo clave y la ubicación.
• Un resumen de los resultados de la auditoría.
• Los puntos clave de atención brindan más detalles sobre las fallas y los comentarios generales.
• Una lista de sugerencias de seguimiento para mejorar el proveedor.
• Una lista completa de auditoría incluye información general y todos los hallazgos detallados de la inspección que funcionan en una escala de calidad ABC.
• Finalmente, una sección para las imágenes tomadas en el lugar proporciona evidencia de cualquier falla.

Consultas Habituales

¿Por qué el comprador realiza periódicamente auditorías a los proveedores?

El comprador realiza periódicamente auditorías a los proveedores para mantenerse actualizado sobre las capacidades, la calidad, el rendimiento, los problemas y las resoluciones de los proveedores.

¿Qué tipo de información se recopila en una auditoría de proveedores?

La información recopilada en una auditoría de proveedores puede incluir, entre otros, los siguientes aspectos:

• Información general del proveedor, como su estructura organizativa, políticas y procedimientos.
• Información sobre los procesos de producción, incluyendo la gestión de la calidad, el control de los materiales y las operaciones de fabricación.
• Información sobre el cumplimiento de las regulaciones de la industria, como las normas de seguridad, salud y medio ambiente.
• Información sobre el historial de desempeño del proveedor, incluyendo los registros de calidad, los plazos de entrega y las tasas de defectos.
• Información sobre la capacidad financiera del proveedor, incluyendo sus estados financieros y su flujo de caja.

¿Cómo se evalúa el desempeño del proveedor en una auditoría?

El desempeño del proveedor se evalúa en una auditoría utilizando una serie de criterios, que pueden incluir:

• Cumplimiento de las especificaciones del producto y los requisitos de calidad.
• Cumplimiento de los plazos de entrega.
• Cumplimiento de las normas de seguridad, salud y medio ambiente.
• Eficiencia de los procesos de producción.
• Calidad de la comunicación y la colaboración.
• Capacidad financiera y estabilidad.

¿Qué se debe hacer si una auditoría de proveedores revela problemas?

Si una auditoría de proveedores revela problemas, el comprador debe trabajar con el proveedor para solucionarlos. Esto puede incluir la implementación de medidas correctivas, la capacitación del personal del proveedor o la revisión de los procesos de producción. El comprador también puede considerar la posibilidad de suspender o cancelar el contrato con el proveedor si los problemas son graves o no se solucionan.

¿Cuáles son las mejores prácticas para realizar una auditoría de proveedores?

Algunas de las mejores prácticas para realizar una auditoría de proveedores incluyen:

• Establecer objetivos claros para la auditoría.
• Desarrollar un plan de auditoría que sea exhaustivo y específico.
• Seleccionar un equipo de auditores cualificado y experimentado.
• Comunicar claramente las expectativas al proveedor antes de la auditoría.
• Documentar todos los hallazgos de la auditoría y las acciones correctivas tomadas.
• Realizar auditorías de seguimiento para garantizar que los problemas se hayan solucionado.

Las auditorías de proveedores son una herramienta esencial para garantizar la calidad, la seguridad y el cumplimiento de la cadena de suministro. Al realizar auditorías periódicas, las organizaciones pueden identificar y mitigar los riesgos, mejorar la satisfacción del cliente y fortalecer las relaciones con sus proveedores. Al seguir las mejores prácticas y utilizar un enfoque sistemático, las organizaciones pueden realizar auditorías de proveedores eficaces que conduzcan a un mejor desempeño y resultados positivos para su negocio.