Auditor ohsas 18001: rol, habilidades y éxito en la auditoría

En el ámbito de la seguridad y salud en el trabajo, la norma OHSAS 18001 es un referente para la gestión de riesgos y la mejora continua de las condiciones laborales. Para garantizar la efectiva implementación y el cumplimiento de esta norma, la figura del auditor juega un papel crucial. Este artículo explorará en profundidad el rol del auditor OHSAS 18001, desde su definición hasta sus responsabilidades, habilidades y las bases fundamentales para el éxito de una auditoría.

¿Qué es un Auditor OHSAS 18001?

Un auditor OHSAS 18001 es un profesional con la competencia necesaria para evaluar la conformidad de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SST) con los requisitos de la norma OHSAS 1800La norma ISO 19011:2002 define al auditor como una persona con la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para llevar a cabo una auditoría. Es importante destacar que existen dos tipos de auditores:

Auditores Internos y Externos

• Auditores Internos: Son empleados de la empresa auditada que se encargan de evaluar el sistema de gestión de SST dentro de su propia organización. No tienen responsabilidad directa en las áreas que auditan, lo que garantiza su imparcialidad.
• Auditores Externos: Son profesionales independientes contratados por la empresa auditada para realizar una evaluación externa. Pueden ser entidades o individuos que ofrecen servicios de auditoría especializada.

Habilidades Esenciales del Auditor OHSAS 18001

Para ser un auditor efectivo, se requieren habilidades y competencias específicas que garanticen la calidad y la objetividad del proceso de auditoría. Estas incluyen:

Conocimientos Técnicos y Legales

• Conocimiento general sobre el desarrollo de auditorías: Dominar los principios, métodos y técnicas de auditoría.
• Habilidades en el esquema de seguridad y salud laboral, OHSAS 18001: Comprender a fondo los requisitos de la norma y su aplicación práctica.
• Competencia para entender los procedimientos específicos relacionados (capacidad técnica): Identificar y analizar los procesos y actividades de la empresa auditada.
• Saber identificar y entender los requerimientos legales y reglamentarios relacionados con las instalaciones y actividades de la empresa: Evaluar el cumplimiento de la legislación laboral y de seguridad.

Aptitudes Personales

• Imparcialidad e independencia: Evaluar el sistema de gestión de SST sin prejuicios ni influencias externas.
• Desarrollo profesional: Mantenerse actualizado con las últimas revisiones de la norma y las mejores prácticas en SST.
• Formación necesaria: Poseer la capacitación formal y la experiencia práctica en auditoría OHSAS 1800
• Capacidad de trabajo en equipo: Colaborar eficazmente con otros miembros del equipo auditor.
• Aceptación por parte del auditado: Comunicarse y colaborar de manera profesional con el personal de la empresa auditada.
• Disponibilidad: Dedicar el tiempo necesario para realizar la auditoría de manera completa y eficiente.
• Conocimiento del lenguaje de la auditoría: Utilizar la terminología y los conceptos técnicos propios de la auditoría.
• Cuestiones culturales: Ser sensible a las diferencias culturales y adaptar su comunicación y enfoque.

Responsabilidades del Auditor OHSAS 18001

El auditor OHSAS 18001 tiene una serie de responsabilidades clave durante el proceso de auditoría. Estas responsabilidades se dividen en dos categorías: responsabilidades generales y responsabilidades adicionales para el auditor líder.

Responsabilidades Generales del Auditor

• Cumplir con los requisitos de la auditoría: Seguir los procedimientos establecidos por el cliente y el plan de auditoría acordado.
• Trabajar dentro de las tareas asignadas y del marco del alcance de la auditoría: Enfocarse en las áreas y actividades específicas que se van a evaluar.
• Comunicar y aclarar los requisitos de la auditoría: Explicar claramente a los auditados los objetivos y el alcance de la auditoría.
• Ayudar a entender los requisitos de OHSAS 18001: Proporcionar información y orientación sobre la norma OHSAS 18001 y otros documentos relevantes.
• Planificar y desempeñar de manera eficiente y eficaz las responsabilidades asignadas: Organizar y ejecutar las tareas de auditoría de manera efectiva.
• Recopilar y analizar las evidencias necesarias: Obtener y evaluar la información relevante para determinar el cumplimiento de la norma.
• Inspeccionar las observaciones de la auditoría: Verificar la validez y la precisión de las observaciones realizadas durante la auditoría.
• Estar atento en todas aquellas situaciones donde la evaluación del cumplimiento requiera mayor análisis: Identificar áreas de riesgo o posibles incumplimientos y realizar una investigación exhaustiva.
• Comunicar los resultados de las observaciones de la auditoría: Informar de manera clara y concisa sobre los hallazgos de la auditoría.
• Comprobar la eficiencia de las operaciones de corrección: Verificar que las acciones correctivas implementadas por la empresa auditada son efectivas.
• Ayudar y cooperar con el auditor líder: Colaborar con el líder del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditoría.
• Mantener la documentación necesaria de la auditoria: Registrar las actividades, los hallazgos y las acciones tomadas durante la auditoría.
• Conservar la confidencialidad: Proteger la información confidencial de la empresa auditada.
• Actuar de modo ético: Mantener un comportamiento profesional y ético durante todo el proceso de auditoría.

Responsabilidades Adicionales del Auditor Líder

El auditor líder OHSAS 18001 tiene responsabilidades adicionales que van más allá de las responsabilidades generales. Estas responsabilidades se enfocan en la gestión y coordinación del equipo auditor y en la presentación de los resultados de la auditoría.

• Reunir toda la información destacable requerida para llevar a cabo la auditoria: Obtener información relevante sobre la empresa auditada, su sistema de gestión de SST y los requisitos de la norma.
• Trabajar en la selección de componentes del equipo auditor: Seleccionar a los auditores con las habilidades y competencias necesarias para realizar la auditoría.
• Preparar el plan de auditoría y asignar las tareas a cada miembro del equipo: Planificar las actividades de la auditoría y asignar responsabilidades a cada miembro del equipo.
• Comprobar que todos los documentos del trabajo requerido están preparados: Asegurar que se cuenta con la documentación necesaria para realizar la auditoría.
• Revisar que los documentos del Sistema de Gestión son los acordes: Verificar que la documentación del sistema de gestión de SST de la empresa auditada es completa y actualizada.
• Representar al equipo auditor ante el cliente que va a ser auditado: Actuar como el punto de contacto principal entre el equipo auditor y la empresa auditada.
• Presidir las reuniones de apertura y cierre: Conducir las reuniones de apertura y cierre de la auditoría para establecer los objetivos y comunicar los resultados.
• Asegurar que el proceso de auditoría se desarrolla según lo previsto: Supervisar el desarrollo de la auditoría para garantizar que se cumple con el plan establecido.
• Asegurar que el equipo auditor realiza reuniones organizadas y coordinadas regularmente: Facilitar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo auditor.
• Garantizar que se comunica con claridad los resultados de las auditorías y de sus conclusiones: Presentar los resultados de la auditoría de manera clara y concisa.
• Presentación del informe final de la auditoría: Elaborar y presentar el informe final de la auditoría, incluyendo los hallazgos, las recomendaciones y las acciones correctivas.

El Perfil Ideal del Auditor OHSAS 18001

Un auditor OHSAS 18001 ideal posee una combinación de habilidades técnicas, aptitudes personales y características que lo convierten en un profesional efectivo y confiable.

Habilidades y Aptitudes

• Paciente: Tener la capacidad de escuchar y analizar la información con atención.
• Analítico: Identificar patrones, tendencias y posibles problemas en el sistema de gestión de SST.
• Diplomático: Comunicarse de manera profesional y respetuosa con el personal de la empresa auditada.
• Honesto: Ser transparente y objetivo en la evaluación del sistema de gestión de SST.
• Formado: Poseer la capacitación formal y la experiencia práctica en auditoría OHSAS 1800
• Autocrítico: Evaluar su propio desempeño y buscar oportunidades de mejora.
• Dialogante: Facilitar la comunicación abierta y el intercambio de información durante la auditoría.

Colaboradores del Auditor

Además del auditor líder y los auditores, pueden participar otros colaboradores en el proceso de auditoría. Estos colaboradores pueden ser:

• Auditores en prácticas: Profesionales en formación que acompañan al equipo auditor para adquirir experiencia práctica.
• Traductores e intérpretes: Personas que facilitan la comunicación en diferentes idiomas.
• Observadores: Personas que asisten a la auditoría sin participar directamente en la evaluación. Pueden ser empleados de la empresa auditada, representantes de compradores o personal de la entidad auditora.

Es importante que los observadores mantengan la imparcialidad y no interfieran en el desarrollo de la auditoría. Su presencia debe estar autorizada por la dirección de la empresa auditada.

Evaluación de las Características del Auditor

Para asegurar la calidad del proceso de auditoría, se realiza una evaluación de las características del auditor. Esta evaluación se basa en una serie de parámetros que engloban:

Parámetros de Evaluación

• Aptitudes profesionales: Cultura, bases técnicas, formación específica y experiencia previa.
• Aptitudes intelectuales: Comprensión, memoria, intuición, capacidad de juicio, sentido de la organización y detección de errores.
• Comportamiento social: Honestidad, autocrítica, sentido de la responsabilidad, discreción, firmeza, entereza, disciplina, carácter, espíritu de equipo, iniciativa, decisión, sociabilidad, espíritu de progreso y formación.
• Aptitudes físicas: Salud, presencia, dinamismo y resistencia.

Bases Fundamentales para el Éxito de una Auditoría

Para realizar una auditoría efectiva del sistema de gestión de SST OHSAS 18001, el auditor debe tener en cuenta una serie de premisas que son cruciales para el éxito de la auditoría.

Premisas Esenciales

• Preparación: Una buena preparación es fundamental para una auditoría exitosa. Esto incluye analizar la documentación, preparar las listas de comprobación y asegurarse de contar con la formación necesaria.
• Saber expresarse: Es esencial que el auditor pueda comunicar sus preguntas, razonamientos y opiniones de manera clara y concisa.
• Saber escuchar: El auditor debe ser capaz de escuchar atentamente las respuestas de los auditados y analizar la información con objetividad.
• Saber hacer hablar: El auditor debe tener la habilidad de formular preguntas que permitan profundizar en los temas de interés y obtener información detallada.

Software para OHSAS 18001

Para facilitar el proceso de auditoría OHSAS 18001, existen herramientas de software que automatizan la gestión del sistema de gestión de SST. Estas herramientas, como ISOTools, pueden ayudar a:

• Preparar la auditoría: Organizar la documentación, las listas de comprobación y los planes de auditoría.
• Gestionar el sistema de gestión de SST: Automatizar la gestión de riesgos, la documentación, las acciones correctivas y los indicadores de rendimiento.
• Facilitar la aprobación de la auditoría: Proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma.

Lo que necesits saber

¿Qué diferencia hay entre un auditor interno y un auditor externo?

Un auditor interno es un empleado de la empresa auditada que realiza la evaluación del sistema de gestión de SST dentro de su propia organización. Un auditor externo es un profesional independiente contratado por la empresa auditada para realizar una evaluación externa.

¿Cuáles son las responsabilidades más importantes del auditor líder?

El auditor líder es responsable de la gestión y coordinación del equipo auditor, de la presentación de los resultados de la auditoría y de garantizar que el proceso de auditoría se desarrolla de manera efectiva.

¿Qué habilidades son esenciales para ser un auditor OHSAS 18001 exitoso?

Un auditor OHSAS 18001 exitoso debe tener conocimientos técnicos y legales sobre la norma, habilidades de comunicación, capacidad de análisis, imparcialidad, independencia y un fuerte sentido de la ética.

¿Por qué es importante la preparación para una auditoría OHSAS 18001?

Una buena preparación es fundamental para una auditoría exitosa. La preparación permite al auditor tener una comprensión completa de los requisitos de la norma, del sistema de gestión de SST de la empresa auditada y de los objetivos de la auditoría.

¿Qué beneficios ofrece el software para OHSAS 18001?

El software para OHSAS 18001 puede ayudar a automatizar la gestión del sistema de gestión de SST, facilitar la preparación de la auditoría y proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma.

El auditor OHSAS 18001 juega un papel fundamental en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Su conocimiento técnico, habilidades de comunicación y enfoque ético son esenciales para garantizar que las empresas cumplan con los requisitos de la norma y mejoren continuamente sus prácticas de SST. La evaluación de las características del auditor y la aplicación de las bases fundamentales para el éxito de una auditoría son cruciales para lograr resultados efectivos y confiables.