Preguntas para auditorías iso 9001: tutorial completa

La auditoría interna es una parte crucial de cualquier Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) basado en la norma ISO 900Esta práctica permite a las organizaciones evaluar su propio desempeño y asegurar que se cumplen los requisitos establecidos. Para llevar a cabo una auditoría interna efectiva, es fundamental que los auditores tengan una comprensión profunda de los requisitos de la norma y que sepan formular las preguntas correctas. En este artículo, exploraremos las preguntas clave que un auditor interno debe hacer durante una auditoría ISO 9001, brindando una información para el éxito de este proceso.

Importancia de las Preguntas en la Auditoría Interna ISO 9001

Las preguntas son el corazón de la auditoría interna. Permiten al auditor obtener información valiosa sobre el funcionamiento del SGC, identificar áreas de mejora y evaluar la eficacia de los procesos. La calidad de las preguntas determina la calidad de la auditoría. Un auditor experimentado sabe cómo formular preguntas que sean relevantes, específicas y que permitan obtener respuestas objetivas y útiles.

Las preguntas en una auditoría ISO 9001 no se basan en la simple curiosidad. Deben estar respaldadas por los requisitos de la norma y enfocadas en la verificación de la implementación efectiva del SGC. Un auditor debe tener un conocimiento profundo de la norma ISO 9001 para formular preguntas que aborden los aspectos críticos de la gestión de la calidad.

Metodología del Auditor: Clave para Formular Preguntas Eficaces

La metodología del auditor se basa en el análisis de los requisitos de la norma ISO 9001 y su aplicación en la organización auditada. El auditor debe tener la capacidad de identificar los procesos clave del SGC, los documentos relacionados y los registros que respaldan la implementación de la norma.

Para formular preguntas relevantes, el auditor debe seguir una estructura lógica que se corresponda con los capítulos de la norma ISO 900Esta estructura le permitirá cubrir todos los aspectos esenciales del SGC y asegurar que no se omita ninguna área relevante.

Preguntas Clave para la Auditoría Interna ISO 9001

A continuación, se presentan algunos ejemplos de preguntas que un auditor interno puede utilizar durante una auditoría ISO 9001, clasificadas por las diferentes secciones de la norma:

Requisitos Generales

• ¿Han sido identificados todos los procesos del sistema?
• ¿Los procesos subcontratados a proveedores externos han sido identificados y controlados?
• ¿Existe un mapa de procesos que muestre las interrelaciones entre los procesos del SGC?
• ¿Se ha realizado una evaluación de riesgos para identificar los riesgos y oportunidades que podrían afectar al SGC?
• ¿Se han definido las responsabilidades y autoridades para cada proceso del SGC?

Documentación

• ¿La organización cuenta con un documento de política de calidad?
• ¿Existe otro documento en donde se discriminen los objetivos de calidad?
• ¿Se cuenta con el manual de calidad?
• ¿Los procedimientos exigidos por la norma han sido documentados?
• ¿Los documentos del SGC están controlados y actualizados?
• ¿Se ha establecido un sistema de control de documentos que garantice su disponibilidad y acceso?
• ¿Se ha definido un procedimiento para la gestión de los documentos externos que son relevantes para el SGC?

Manual de Calidad

• ¿En el manual, se da alcance al Sistema de Gestión de la Calidad?
• ¿En el manual de la calidad, se incluyen las exclusiones contenidas en el apartado 7 y la justificación de su existencia?
• ¿Los procedimientos documentados forman parte del manual de calidad?
• ¿La interacción de los procesos está incluida en el manual?
• ¿El manual de calidad está actualizado y refleja los cambios en el SGC?

Control de Documentos

• ¿El control de documentos cuenta con un procedimiento documentado?
• ¿La metodología documentada es adecuada para la aprobación de documentos?
• ¿Los documentos que han sido revisados cumplen con la metodología de aprobación?
• ¿La revisión y actualización de documentos cuenta con una metodología adecuada y documentada?
• ¿Los documentos comprobados están de acuerdo con la metodología de actualización y verificación?
• ¿La metodología documentada es adecuada para identificar los cambios de los documentos de acuerdo con el estado de la versión vigente?
• ¿Los documentos corregidos cumplen igualmente con la metodología de identificación de cambios?
• ¿La distribución de documentos cuenta con metodología documentada que permita que estos se encuentren disponibles en los puestos de trabajo?
• ¿Los documentos comprobados están de acuerdo con la metodología de distribución de documentos?
• ¿Los documentos de origen externo son controlados en forma adecuada y se garantiza su distribución?
• ¿El uso de documentos obsoletos está regulado por una metodología que evite su distribución?
• ¿Estos documentos obsoletos son tratados de acuerdo con la metodología definida para ello?

Control de Registros

• ¿La identificación, protección, almacenamiento, recuperación y disposición de los registros está protegida por una metodología adecuada para ello?
• ¿Cumplen los registros revisados con tal metodología?
• ¿La conservación y protección de registros en formato digital está descrita en el procedimiento?
• ¿Los registros en formato digital cuentan con copias de seguridad?
• ¿Se ha establecido un sistema de control de registros que garantice su integridad, confidencialidad y disponibilidad?
• ¿Se han definido los períodos de retención para cada tipo de registro?
• ¿Se ha establecido un procedimiento para la eliminación o destrucción de los registros?

Compromisos de la Alta Dirección

• ¿Comunica la Alta Dirección a la organización la importancia de cumplir los requisitos legales y los de los clientes?
• ¿La política de calidad es establecida por la Alta Dirección?
• ¿La Alta Dirección asegura el establecimiento de los objetivos de calidad?
• ¿Realiza la Alta Dirección revisiones al Sistema?
• ¿Los recursos disponibles para la correcta operación del sistema son asegurados por parte de la Alta Dirección?
• ¿La Alta Dirección ha demostrado su compromiso con la calidad y el SGC?
• ¿La Alta Dirección ha definido las responsabilidades y autoridades para la gestión del SGC?

Enfoque al Cliente

• ¿Se actúa la determinación de los requisitos del cliente de acuerdo con el apartado 1?
• ¿La satisfacción del cliente se está analizando según el apartado 1?
• ¿Se ha establecido un sistema de gestión de las relaciones con los clientes?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de las quejas de los clientes?
• ¿Se han establecido mecanismos para la medición de la satisfacción del cliente?

Objetivos de Calidad

• ¿Los objetivos están asociados a un indicador y son medibles?
• ¿Los planes de actividades contemplan el cumplimiento de los objetivos?
• ¿Las fechas, los recursos y las responsabilidades se encuentran definidos en las actividades del plan de objetivos?
• ¿Se evidencia mejoras continuas con respecto a periodos anteriores?
• ¿El seguimiento de los objetivos y las actividades se hacen de acuerdo con lo que se ha planificado?
• ¿Se han establecido mecanismos para la revisión y actualización de los objetivos de calidad?

Recursos

• ¿La infraestructura existente es la necesaria?
• ¿Se encuentra identificada?
• ¿Se cuenta con rutinas o planes de mantenimiento preventivo para los equipos?
• ¿Se conservan registros de acciones de mantenimiento preventivo y correctivo realizados?
• ¿Se cuenta con metodología definida para llevar a cabo tareas de mantenimiento?
• ¿Se ha realizado una evaluación de los recursos necesarios para la implementación del SGC?
• ¿Se han definido los procesos para la gestión de los recursos humanos?

Competencia

• ¿Se ha establecido un proceso para la formación y capacitación del personal?
• ¿Se ha definido un sistema para la evaluación de la competencia del personal?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de las competencias del personal?
• ¿El personal tiene las competencias necesarias para realizar sus tareas de acuerdo con el SGC?
• ¿Se ha establecido un proceso para la gestión de las competencias del personal?

Planificación de la Producción y Prestación de Servicios

• ¿Se ha definido un proceso para la planificación de la producción y prestación de servicios?
• ¿Se han establecido los requisitos del producto o servicio?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de los cambios en el producto o servicio?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de la documentación del producto o servicio?

Control de la Producción y Prestación de Servicios

• ¿Se ha definido un proceso para el control de la producción y prestación de servicios?
• ¿Se ha establecido un sistema de control de la calidad del producto o servicio?
• ¿Se han definido los criterios de aceptación para el producto o servicio?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de las no conformidades?
• ¿Se ha establecido un sistema de control de las acciones correctivas y preventivas?

Medición, Análisis y Mejora

• ¿Se han definido los indicadores clave de rendimiento (KPI) para el SGC?
• ¿Se ha establecido un sistema para la recopilación de datos y análisis de los KPI?
• ¿Se ha definido un proceso para la gestión de las acciones de mejora?
• ¿Se ha establecido un sistema para la revisión por la dirección del SGC?

Consejos para Formular Preguntas Eficaces

Para formular preguntas que sean realmente útiles en una auditoría interna ISO 9001, tener en cuenta los siguientes consejos:

• Sea específico: Evite preguntas generales y vaguezas. Formule preguntas concretas que se refieran a un aspecto específico del SGC.
• Utilice ejemplos: Si es posible, incluya ejemplos específicos para ilustrar su pregunta. Esto ayudará a la persona que responde a comprender mejor la naturaleza de su pregunta.
• Sea neutral: Evite preguntas que puedan sugerir una respuesta o que puedan ser interpretadas como acusatorias. Sea objetivo y profesional en su enfoque.
• Escuche atentamente: Preste atención a las respuestas que se le dan. No interrumpa y asegúrese de comprender completamente el punto de vista del interlocutor.
• Sea paciente: No se precipite a sacar conclusiones. Dé tiempo a la persona que responde para reflexionar y proporcionar una respuesta completa y precisa.
• Documente todo: Registre todas las preguntas que haga y las respuestas que reciba. Esto le ayudará a mantener un registro de la auditoría y a identificar cualquier área que requiera una mayor investigación.

Consultas Habituales sobre las Preguntas para un Auditor

¿Qué tipo de preguntas se deben evitar en una auditoría interna?

Se deben evitar preguntas que sean demasiado generales, que puedan ser interpretadas como acusatorias o que puedan sugerir una respuesta. Las preguntas deben ser específicas, neutrales y objetivas.

¿Cómo puedo mejorar mis habilidades para formular preguntas en una auditoría?

Para mejorar sus habilidades, es importante estudiar la norma ISO 9001 en profundidad, practicar la formulación de preguntas y aprender de la experiencia de otros auditores. También puede asistir a cursos de formación para auditores internos.

¿Qué debo hacer si no entiendo la respuesta a una pregunta?

Si no entiende la respuesta, no dude en pedir aclaraciones. También puede buscar información adicional en la norma ISO 9001 o en otros recursos relevantes.

Las preguntas son una herramienta esencial para un auditor interno ISO 900La capacidad de formular preguntas relevantes, específicas y objetivas es crucial para el éxito de la auditoría. Al seguir las recomendaciones y consejos que se han presentado en este artículo, los auditores pueden mejorar sus habilidades y garantizar que la auditoría interna sea un proceso efectivo que ayude a las organizaciones a mejorar su Sistema de Gestión de la Calidad.